Gestión de Proyectos con Microsoft Project y Power BI

1. Revisión del calendario personalizado

• Proyecto: Proyecto 2 – Mi casa.

• Calendario personalizado: Mi casa.

o Horario laboral: Lunes a viernes, de 8:00 a 12:00 y de 14:00 a 18:00 (8 horas diarias).

o Sábados y domingos: No laborables.

o Se agregó una excepción para el feriado del 1 de mayo.

2. Personalización de la escala temporal y barras de Gantt

• Acceso a opciones de formato para:

o Visualizar periodos no laborables.

o Personalizar colores de las barras de tareas.

o Ajustar inicio y fin de las tareas gráficamente.

3. Asignación de recursos

• Tipos de recursos en Microsoft Project:

o Trabajo: Mano de obra y maquinaria.

o Materiales: Cemento, agua, etc.

o Costo: Transporte, alimentación, etc.

• Ejemplo práctico:

o Tarea: Preparar terreno.

o Recursos asignados:

 Julio Rosas: S/8.00 por hora → 2 días = 16 horas → S/128

 Pablo Samaniego: igual → S/128

 Ricardo Merino: igual → S/128

o Total acumulado: S/384

• Se mostró cómo insertar la columna de costos, asignar recursos y visualizar la distribución del costo por tarea y por recurso.

4. Costos fijos

• Ejemplo con la tarea "Paredes", que incluye un costo fijo de S/1200 por compra de EPP:

o Cascos, chalecos, botas, guantes, barbijos, lentes.

Asignación de Recursos

1. Preparar Terreno

• Personal: Capataz, Supervisor, Obreros (Julio Rosas, Pablo Samaniego, Mario Hinojosa)

• Materiales: Agua (0.5 m³), Cemento (120 bolsas), Arena (11 bolsas), Tuberías de agua (27 unid.)

• Otros: Almuerzo y cena

2. Hacer la Base

• Personal: Supervisor, Capataz, Obreros

• Equipo: Mezcladora de cemento (S/ 90/hora + S/ 300 instalación)

• Materiales: Cemento, Agua

• Otros: Solo almuerzo (se elimina cena)

3. Columnas y Vigas

• Personal: Supervisor, Capataz, Obreros (Julio, Pablo, Mario, Ricardo)

• Materiales: Fierro (130 unid.), Cemento (89 bolsas), Arena (0.75 m³), Ladrillos, Madera (3 pies), Tuberías de agua

• Otros: Almuerzo

4. Paredes

• Personal: Supervisor, Capataz

• Materiales: Agua (0.5 m³), Cemento (50 bolsas), Arena (9 bolsas), Fierro (38 unid.)

• Otros: Almuerzo

Asignación de Recursos y Costos

1. Asignación de personal por actividad:

• Piso: Supervisor, capataz, obreros (Mario y Ricardo), Óscar y Nicolás.

• Encofrado de techo: Óscar, Nicolás, supervisor, capataz, Julio y Pablo.

• Fontanería: Pedro, Óscar, capataz.

• Electricidad: Juan Salas, capataz, arquitecta.

• Colocar puertas: Capataz, carpinteros (Luis y Manuel), decoradora (Rosa Pérez).

• Colocar ventanas: Supervisor, capataz, carpinteros, decoradora, obreros (Pablo y Mario).

2. Materiales por actividad (ejemplos):

• Piso: Agua (0.85 m³), arena (33 bolsas), cemento (96 bolsas).

• Encofrado de techo: Agua (0.45 m³), ladrillos (1.5 millares), cemento (85 bolsas), fierro (70).

• Llenado de techo: Agua (1.5 m³), cemento (95 bolsas).

• Fontanería: Tuberías (10 unidades), cemento, apoyo de obrero.

• Electricidad: 32 horas de trabajo de la arquitecta (calculado a S/1600).

3. Cálculo de almuerzos (recurso tipo costo):

• Se calcula según:

o Nº de personas x S/10 (menú) x días trabajados.

o Ejemplo: 3 personas x S/10 x 2 días = S/60.

• Se asigna manualmente por tarea.

4. Observaciones:

• Los costos del proyecto se actualizan automáticamente conforme se asignan recursos.

• Recursos tipo “costo” como almuerzo deben ser ingresados manualmente.

• Se usa el costo hora para trabajadores mensuales (ej. arquitecta: S/8000/mes → S/50/hora).

Resumen de lo realizado

1. Visualización de carga de trabajo vs. costo en diferentes escalas temporales:

o Diario

o Semanal

o Quincenal

o Mensual

2. Configuración de reportes para impresión en PDF, usando herramientas como PDF24 Creator.

3. Personalización del encabezado y pie de página, con información como:

o Nombre del proyecto

o Nombre de la empresa

o Costos y trabajo acumulado

4. Cambio de escala temporal y orientación de impresión para optimizar el espacio del reporte.

5. Uso de las Tablas de Tasas de Costo (A, B, C, D, E) para:

o Modificar tarifas horarias a partir de una fecha específica.

o Comparar el impacto en el costo total del proyecto.

1. Tablas de Tasas de Costo (A, B, C, etc.)

Se enseña a:

• Acceder a la información de recursos.

• Cambiar la tabla de tasa de costo por tarea (por ejemplo, de “A” a “B”).

• Mostrar cómo esto no afecta el costo total del proyecto mientras no se especifique que se use la tabla B en la tarea asignada.

• Insertar la columna “Tabla de tasas de costo” para modificarla en la tarea específica (uso de tareas).

• Comparar los costos antes y después del cambio para mostrar el impacto de usar una tarifa más alta (por ejemplo, en tareas de alto riesgo).

2. Sobreasignación y Redistribución de Recursos

Se trabaja con:

• Cómo identificar sobreasignaciones (marcadas en rojo).

• Ejemplo con un recurso (Pablo o Mario) asignado a dos tareas al mismo tiempo.

• Explicación del uso de predecesores con relación “Comienzo-Comienzo (CC)”, que puede causar conflictos de asignación.

• Alternativas para resolverlo:

o Cambiar manualmente la asignación.

o Reprogramar tareas con el Inspector de tareas.

o Utilizar el Organizador de equipo para visualizar y ajustar el trabajo de los recursos.

• Se recomienda redistribuir para evitar impactos negativos en costos y cronograma.

Sugerencia de nombre del archivo

Nombraste el archivo como:

“Proyecto 2 - Sobreasignación y Redistribución de Recursos”

Este nombre es adecuado, pues engloba el contenido de forma precisa.

¿Quieres que resuma todo esto como material de clase o guía paso a paso?

Puedo organizarlo en formato didáctico, con títulos, pasos e imágenes referenciales (si las necesitas). Solo dime en qué formato lo prefieres:

• Word o PDF

• Presentación en PowerPoint

• Texto para subir a plataforma educativa

• O directamente como material en esta conversación

1. Identificación de sobreasignaciones

• Las sobreasignaciones se detectan en la vista Uso de recursos o Uso de tareas.

• Se identifican mediante hombres rojos (íconos) en la columna de indicadores.

• Es recomendable configurar la opción de redistribución de recursos en modo manual, para que estas alertas visuales aparezcan.

2. Redistribución de recursos

• Se accede a través de la pestaña Recursos > Redistribuir todo.

• Al redistribuir, el sistema mueve las tareas para eliminar las sobreasignaciones, lo que puede afectar:

o La duración del proyecto: por ejemplo, de 37 a 44 días.

o La fecha de finalización.

o Los costos, si bien en algunos casos estos no cambian.

3. Comparación antes y después de la redistribución

• Puedes comparar dos versiones del proyecto:

o Uno con sobreasignaciones no corregidas.

o Otro con recursos redistribuidos.

• Utiliza la opción de Nueva ventana y Organizar para ver ambos cronogramas en paralelo.

4. Reporte de uso de recursos

• Se puede imprimir desde la vista “Uso de recursos”.

• Ajusta el formato de impresión: escala (por ejemplo, 1x3 páginas), fuente o porcentaje de reducción.

• Guarda como PDF para conservar el registro de los recursos sobreasignados o redistribuidos.

5. Campos personalizados

• Permiten mostrar información adicional de forma personalizada. Ejemplos:

o Clasificación de prioridades: alta, media, baja.

o Clasificación de costos: altos, medios, bajos.

o Íconos o símbolos que representen estados.

• Se insertan en forma de columna nueva desde Proyecto > Campos personalizados.

Ejemplo de campo personalizado:

• Nombre del campo: “Mi prioridad”.

• Atributos: Alta (debe acelerarse), Media (puede esperar), Baja (en construcción).

6. Conversión de costos a otra moneda

• Puedes crear un campo personalizado para convertir costos a dólares:

o Nombre del campo: Costo USD.

o Fórmula usada:

plaintext

CopiarEditar

[Costo] / 3.67

o Se utiliza la función costo / tipo_cambio, donde el tipo de cambio (3.67) es introducido manualmente.

o El resultado puede aparecer redondeado (por ejemplo, 565.66 redondeado a 566).

7. Guardado de versiones y reportes

• Cada versión puede ser guardada como archivo distinto con nombres representativos:

o “Uso de recursos con sobreasignación”.

o “Recursos redistribuidos”.

• Los reportes y visualizaciones se exportan a PDF para tener constancia del proceso de análisis y corrección.

Gestión de Proyectos con MS Project y Power BI

Bienvenidos nuevamente a nuestro curso titulado "Gestión de Proyectos con MS Project y Power BI". En esta sesión, continuaremos avanzando con el objetivo de comprender cómo interconectar estas herramientas para una gestión eficiente de proyectos.

El puente entre MS Project y Power BI: Excel

Es importante recordar que Power BI necesita recibir información en un formato que pueda importar y procesar adecuadamente. Para ello, usamos Microsoft Excel como software intermedio. Excel nos permite exportar datos desde MS Project para luego cargarlos y analizarlos en Power BI.

Power BI es una herramienta robusta que admite diversas fuentes de datos:

• Archivos CSV y TXT

• Archivos PDF

• Bases de datos como SQL Server o MySQL

• Archivos de Excel

• Fuentes en la nube como Microsoft Azure, entre otros

Esta variedad de fuentes fortalece la versatilidad de Power BI como herramienta de inteligencia de negocios.

Revisión de la sesión anterior

En la clase pasada trabajamos con campos personalizados en MS Project. Creamos los campos "Costo SD" y "Mi prioridad", y vimos cómo configurarlos para visualizar información de manera personalizada.

Creación de un nuevo campo personalizado: “Mi costo”

Ahora crearemos un nuevo campo personalizado llamado “Mi costo”, que representará un valor condicional con un indicador gráfico.

Objetivo: Mostrar una cara alegre si el costo de una tarea es menor a un determinado valor (por ejemplo, S/ 5,000) y una cara triste si es igual o mayor.

Pasos:

1. Ir a la pestaña Proyecto > Campos personalizados.

2. Seleccionar un campo de tipo texto, por ejemplo Texto3, y cambiar el nombre a “Mi costo”.

3. Asignar indicadores gráficos:

o Valor 1: Cara alegre (color verde)

o Valor 2: Cara triste (color rojo)

4. Ir al botón Fórmula y usar la función lógica IF:

plaintext

CopiarEditar

IIf([Costo]<5000,1,2)

(Puedes ajustar el umbral de 5000 a cualquier otro valor según tu necesidad).

5. Insertar la columna Mi costo en la tabla para visualizar los resultados.

Ajuste de criterios

Si deseas ajustar los valores para observar distintos resultados:

• Puedes cambiar la fórmula a IIf([Costo]<7000,1,2) o IIf([Costo]<4000,1,2), según el comportamiento de tu proyecto.

• Esto te permitirá identificar rápidamente las tareas más costosas o más económicas visualmente.

Creación de otro campo personalizado: “Mi trabajo”

Ahora crearemos un nuevo campo personalizado llamado “Mi trabajo”, con el siguiente propósito:

Objetivo:

Mostrar un temporizador si el trabajo asignado a una tarea es mayor a 50 horas, y una bombilla encendida si es menor.

Pasos:

1. Crear un campo personalizado de tipo texto, por ejemplo Texto4, y nombrarlo como “Mi trabajo”.

2. Asignar indicadores gráficos:

o Valor 1: Temporizador

o Valor 2: Bombilla encendida

3. Crear la fórmula usando la función IF:

MS Project usa minutos internamente, por lo tanto, 50 horas = 3000 minutos

plaintext

CopiarEditar

IIf([Trabajo]>3000,1,2)

4. Insertar las columnas Trabajo y Mi trabajo en la tabla para comparar.

Conclusión

Con estos ejemplos estamos aprendiendo a:

• Usar campos personalizados para enriquecer la información de nuestro cronograma.

• Aplicar funciones lógicas (IF) similares a Excel.

• Representar valores con indicadores visuales, facilitando el análisis.

• Preparar los datos para una futura migración a Power BI, donde se consolidarán los indicadores del proyecto.

¿Qué son los filtros?

• Son herramientas que permiten filtrar o separar información según criterios definidos.

• Se usan para mostrar solo las tareas que cumplan con determinadas condiciones.

¿Dónde se crean?

• Ir a la pestaña Vista > Sin filtro > Nuevo filtro.

Filtros según diferentes criterios:

1. Por nombre de tarea

o Campo: Nombre

o Condición: Contiene

o Ejemplo: Contiene “techo” o “colocar”.

2. Por prioridad

o Campo: Prioridad

o Condición: Igual a

o Ejemplo: Igual a “baja”.

3. Por costo

o Campo: Costo

o Condición: Mayor o igual que y menor o igual que

o Ejemplo: Entre 4,000 y 8,000.

4. Por duración

o Campo: Duración

o Condición: Comprendido entre

o Ejemplo: Entre 2 y 4 días.

5. Por fecha de comienzo

o Campo: Fecha de comienzo

o Condición: Comprendido entre

o Ejemplo: Del 01/06/2025 al 30/06/2025.

Modificar o eliminar filtros

• Ir a Vista > Más vistas > Organizador o Más filtros.

• Allí puedes modificar, duplicar o eliminar filtros existentes.

Para desactivar filtros

• Ir a Vista > Sin filtro.

Análisis de Costos vs Trabajo de Recursos en MS Project

1. Copia y adaptación de gráficos:

• Se copian gráficos existentes para modificarlos según la frecuencia deseada: semanal, quincenal y mensual.

• Se ajustan los títulos y etiquetas de cada gráfico para reflejar la periodicidad y el tipo de recurso.

2. Configuración de escala temporal:

• Se accede a la opción Editar escala temporal.

• Se cambia la vista de diaria a semanal/quincenal/mensual según necesidad.

• Se selecciona el formato de fecha corta para mayor claridad.

3. Personalización de gráficos:

• Se modifican colores de líneas y barras, negritas, etiquetas y formatos numéricos (moneda).

• Se activa el eje secundario para visualizar mejor la relación entre horas y costos.

4. Interpretación de datos:

• Se compara visualmente el costo y horas trabajadas por mes, observando tendencias y diferencias.

5. Exportación del informe:

• Se imprime o guarda como PDF usando programas como Nitro o PDF24.

• Se asigna un nombre representativo al archivo, por ejemplo:

Creación y análisis de gráficos en MS Project

1. Personalización de gráficos

• Se puede modificar el diseño: colores de relleno, etiquetas y formato de moneda.

• Ajuste del formato de ejes y zoom para mejor visualización.

2. Análisis de tareas

• Se identifican tareas con mayor costo y trabajo (ej. “Colocar puertas”: S/ 3,290 y 320 horas).

• Se comparan otras tareas relevantes (ej. “Columnas y vigas”).

3. Análisis de recursos

• Cambio de vista de tareas a recursos usando “Lista de campos”.

• Se analizan recursos por:

o Nombre (ej. Capataz, Arquitecta, etc.).

o Tipo: Trabajo, Material y Costo.

4. Detalle por tipo de recurso

• Trabajo: Ej. Capataz con S/ 7,175 y 328 horas.

• Material: Ej. Cemento con S/ 3,500.

• Costo: Ej. Almuerzo con costo registrado, otros en cero.

5. Edición visual

• Se modifican colores, fuentes y estilos para resaltar la información clave.

1. Importancia del Monitoreo

• Permite saber si el proyecto está dentro del presupuesto y cronograma.

• Ayuda a identificar sobreasignaciones y desviaciones.

2. Creación de Informes Visuales

• Ruta: Informe > Nuevo Informe > En blanco.

• Se creó un informe llamado: “Análisis de costos vs trabajo de recursos”.

• Se explicaron opciones de formato:

o Salto de página.

o Formato del texto (negrita, color, fuente).

o Inserción de logotipos o imágenes corporativas.

3. Uso del Zoom y Clonado de Objetos

• Uso de Ctrl + scroll para acercar/alejar vista.

• Ctrl + clic izquierdo y arrastrar para clonar elementos.

4. Diseño de Tabla para Informes

• Desde la opción Diseño de informe > Tabla, se insertó una tabla.

• Se configuraron los siguientes campos:

o Nombre

o Duración

o Trabajo

o Costo

o Fecha de comienzo y fin

• Se estableció el nivel de esquema en “todas las subtareas” para visualizar todas las tareas del proyecto.

• Se organizó la información con filtros y agrupaciones.

5. Evaluación de Costos con Campos Personalizados

• Se creó un campo personalizado llamado “Evaluando costos”.

• Se aplicó una fórmula IF anidada para clasificar los costos:

plaintext

CopiarEditar

Si costo > 12000 → "Costos Altos"

Si costo > 2000 → "Costos Medios"

Caso contrario → "Costos Bajos"

• Se explicó cómo activar la visualización de la fórmula en tareas resumen:

o Clic derecho > Campos personalizados > Usar fórmula.

6. Consideraciones Finales

• Cómo volver a acceder a informes guardados desde Informes recientes.

• Recordatorio para hacer clic dentro del diseño del informe para que aparezca el panel de configuración.

• Guardar constantemente para evitar pérdida de información.

Recomendaciones:

• Utilizar los informes visuales para presentaciones ejecutivas.

• Clasificar los costos permite identificar fácilmente áreas que requieren control o acción correctiva.

• Incorporar logotipos mejora la presentación formal del informe para clientes o supervisores.

GENERACIÓN DE CURVAS S EN MS PROJECT USANDO INFORMES VISUALES EN EXCEL

1. ¿Dónde están las curvas S en MS Project?

2. Acceso a los informes visuales

3. Crear informe de flujo de caja

4. Seleccionar campos para la curva S

5. Exportar a Excel

Informe de Curva S - Costo vs Trabajo acumulado.xlsx

6. Crear el gráfico en Excel

7. Mejorar presentación del gráfico

8. Exportar el gráfico

9. Análisis preliminar del gráfico

10. Exportar a Power BI

Introducción al uso de Power BI con datos de Microsoft Project

1. Repaso de sesiones anteriores

• Se trabajó con:

o Gráficas de recursos.

o Asignación de recursos.

o Filtros.

o Capas personalizadas.

o Curvas “S” (Trabajo acumulado vs Costo acumulado por fases: días, semanas, quincenas y meses).

2. ¿Qué es Power BI?

• Power BI es un software de Microsoft diseñado para gestionar, transformar y visualizar datos.

• Permite conectar múltiples fuentes de datos y crear cuadros de mando (dashboards) interactivos.

• En este curso se utilizará para dar interactividad y mejor visualización a los datos exportados desde Microsoft Project.

3. Descarga e instalación de Power BI Desktop

• Buscar en Google: "Descargar Power BI Desktop".

• URL directa proporcionada en clase.

• Descargar el archivo instalador PBIDesktopSetup_x64.exe.

• Power BI Desktop es gratuito.

4. Tipos de uso de Power BI

• Power BI en la nube (versión de pago):

o Alrededor de S/80 mensuales.

o Permite trabajo colaborativo y publicación de dashboards.

• Power BI Desktop (versión gratuita):

o Ideal para analistas y gestores de datos.

o Permite trabajar localmente y publicar informes desde el escritorio.

5. Proceso general a seguir

1. Exportar la data de Microsoft Project a Excel.

2. Desde Excel, importar a Power BI.

3. Preparar y modelar los datos.

4. Crear visualizaciones interactivas.

6. Recomendaciones para preparar la data antes de exportarla

6.1. Limpieza y formato desde Project

• Quitar moneda:

o Ir a: Archivo > Opciones > Mostrar.

o Borrar el símbolo de moneda.

• Eliminar decimales:

o Ir a: Archivo > Opciones > Mostrar.

o Establecer 0 decimales.

• Formato de fecha:

o Establecer como día/mes/año (dd/mm/yyyy).

• Duraciones en días:

o Usar unidades como 3d, 5d, 6d.

o Evitar horas o semanas si no son estándar.

• Ajustar calendario:

o Confirmar uso del calendario estándar (8 horas/día).

o Si se usa un calendario personalizado (10 o 12 h/día), ajustar en consecuencia.

6.2. Guardar el archivo preparado

• Guardar como: Proyecto_4_Preparando_Data.mpp.

7. Ventajas de Power BI

• Importa datos desde múltiples fuentes: Excel, PDF, XML, SQL Server, Access, Oracle, entre otros.

• Ideal para construir paneles de control.

• Permite filtrar, segmentar y cruzar datos para toma de decisiones.

8. Próximos pasos en clase

• Exportar datos desde Microsoft Project a Excel.

• Importarlos en Power BI.

• Comenzar a construir visualizaciones.

1. Exportación de datos desde Microsoft Project a Excel

Se exportan tres tablas principales:

• Tareas

• Recursos

• Asignaciones

Y se seleccionan campos específicos en cada una:

Tabla Tareas

Campos sugeridos:

• Nombre de la tarea

• Costo fijo

• Costo

• Trabajo

• Duración

• Comienzo

• Fin

• Mi prioridad

• Otros opcionales: Costo acumulado, trabajo acumulado, costo de línea base, costo real, etc.

Tabla Recursos

Campos sugeridos:

• Nombre del recurso

• Tipo

• Capacidad máxima

• Etiqueta

• Tarifa estándar

• Calendario

Tabla Asignaciones

Campos sugeridos:

• Nombre de la tarea

• Nombre del recurso

• Costo

• Trabajo

2. Limpieza y preparación de datos en Excel

Antes de llevar la información a Power BI, se realiza una limpieza:

Conversión de tipos de datos:

• Convertir columnas como costo y trabajo en números.

• Quitar letras como "h" (horas) o "día"/"días" con la función Buscar y reemplazar (Ctrl + L o Ctrl + B).

• Estandarizar la unidad de duración (todo en días, horas, etc.).

Fechas:

• Dar formato de fecha corta manualmente si Excel no lo hace automáticamente (a veces se necesita doble clic en cada celda para refrescar el formato).

 3. Recomendaciones para limpieza de tareas

• Hacer una copia de seguridad de la hoja de tareas antes de limpiar.

• Eliminar tareas de resumen (como “Fase de cimentación”, “Fase de acabados”, etc.) ya que:

o Acumulan el trabajo y duración de subtareas.

o Distorsionan los gráficos con picos altos no representativos.

4. Preparación final para Power BI

• Asegurarse de que todas las hojas se conviertan en tablas de Excel (Insertar > Tabla).

• Guardar el archivo.

• Luego, importar estas tablas en Power BI.

Procedimiento de Limpieza y Preparación de Datos en Excel para Power BI

1. Duplicación y Preparación Inicial

• Se crea una copia de la tabla original de asignación para no dañar los datos fuente.

• Se renombran encabezados y se convierten valores a formato numérico.

2. Separación de Datos (Cantidad y Unidad)

• Se identifican valores combinados (ej. 16h, 1280soles).

• Se aplican funciones como DERECHA() para extraer unidades.

• Se clasifica manualmente (ej. h, m3, bolsas, unit, etc.).

3. Limpieza de Datos

• Se usan reemplazos (Ctrl + B) para eliminar unidades del campo de cantidades.

o Ej.: " h" → "", " m3" → "", " bolsas" → "", etc.

• Se verifica y corrige si quedaron valores numéricos en columnas de unidad.

4. Conversión de Fórmulas a Texto

• Se copian y pegan las celdas con fórmulas como valores, para evitar errores posteriores.

5. Verificación Final

• Se eliminan columnas auxiliares.

• Se revisan encabezados y unidades para asegurar consistencia.

6. Listo para Power BI

• El archivo limpio y estructurado está preparado para ser importado a Power BI.

Importación y Modelado de Datos desde Excel en Power BI

1. Antes de Importar:

• Asegúrate de que el archivo Excel esté cerrado. Power BI no puede conectarse si el archivo está abierto.

• Puedes usar el botón “Obtener datos > Libro de Excel” para importar.

2. Elección de Tablas:

• Aparecerán varias tablas y rangos. Elige las que contengan datos reales y estén limpias.

• Ignora aquellas que están vacías o contienen "basura".

• En el ejemplo se seleccionaron:

o Recursos

o Tareas

o Asignación

3. Cargar o Transformar:

• Si solo deseas analizar, presiona “Cargar”.

• Si necesitas limpiar o transformar los datos, elige “Transformar datos” (abre Power Query).

4. Modelo de Datos:

• Ir a la vista de modelo para relacionar las tablas.

• Clave primaria y clave foránea son conceptos importantes aquí.

• Para relacionar dos tablas, debe existir un campo en común, como “Nombre de tarea” o “Nombre de recurso”.

5. Creación de Relaciones:

• Arrastra el campo común de una tabla a otra (por ejemplo, de Nombre a Nombre de tarea).

• Asegúrate que:

o No haya valores duplicados en el lado "uno" de la relación.

o La cardinalidad sea correcta (uno a muchos).

• Si aparece “muchos a muchos”, verifica que no existan valores repetidos en ambos lados.

6. Resolución de Errores:

• Si hay problemas de duplicados:

o Abre el archivo Excel.

o Limpia filas duplicadas (como tareas repetidas: “Fin de base”).

o Guarda y cierra.

o En Power BI, presiona “Actualizar” para que se reflejen los cambios.

7. Guardar el Proyecto:

• Guarda tu archivo Power BI con un nombre descriptivo, por ejemplo:

o Dashboard_Gestión_Proyecto_MiCasa.pbix

o Puedes incluir el nombre de las tablas utilizadas en el nombre del archivo si lo deseas.

Pasos Realizados

1. Inserción de Gráfico

• Se inserta un gráfico de columnas.

• Eje X: Nombre de la tarea.

• Eje Y: Costo de la tarea.

2. Orden y Etiquetas

• Se ordenan las tareas por nombre (ascendente).

• Se activan etiquetas para mostrar valores.

• Se ajusta formato de unidades a "ninguno".

3. Personalización Visual

• Se modifica color de etiquetas y fondo del gráfico.

• Se ajustan tamaños y colores de texto de ejes X e Y.

• Se cambia el título a "Costo por tarea".

• Se personaliza el borde y esquinas redondeadas.

4. Duplicación y Adaptación del Gráfico

• Se copia el gráfico para mostrar duraciones en lugar de costos.

• Se usa gráfico de barras agrupadas.

• Se cambia el título a "Duración por tarea".

5. Inserción de Gráfico de Líneas

• Se agrega un gráfico de líneas para mostrar también la duración.

• Se reorganiza el espacio para que todos los gráficos se visualicen adecuadamente.

6. Inserción de Imágenes

• Se insertan logotipos (por ejemplo, ENCAT y Colegio de Ingenieros).

Visualización y segmentación de datos de tareas en Power BI

1. Gráfica de Duración vs Costo

• Se creó una visualización tipo línea con eje X para costos y eje Y para duración de tareas.

• Se aplicó estilo de línea suave, cambio de color y grosor.

• Se colocó el título: "Duración vs Costo por Tareas".

2. Interactividad

• Se explicó cómo interactuar con las visualizaciones: selección y deselección de tareas específicas.

• Se demostró cómo los gráficos responden dinámicamente a las selecciones.

3. Segmentadores

• Se añadieron segmentadores (filtros) por:

o Prioridad (Alta, Media, Baja).

o Nombre de tarea.

o Fecha de comienzo (año, mes, día).

o Fecha de fin (año, mes, día).

4. Panel o Dashboard de Tareas

• Se estructuró un panel llamado “Dashboard para Gestión de Tareas”.

• Se añadió un cuadro de texto como encabezado visual.

5. Gráficas adicionales

• Se duplicaron visualizaciones y se añadieron nuevos tipos:

o Gráfica circular.

o Gráfica de anillo.

• Se ajustaron elementos visuales: etiquetas, leyendas, colores, porcentajes y valores.

Power BI con Microsoft Project

1. Introducción

En esta última sesión, continuamos trabajando con el proyecto previamente desarrollado en Microsoft Project. Retomamos el ejercicio de exportación de datos desde Project hacia Excel, que luego integramos en Power BI para crear cuadros de mando (dashboards) interactivos.

2. Revisión del Progreso

• Se retomó el archivo de Project que contiene la información del proyecto de ejemplo.

• Toda la data relevante (tareas, recursos, asignaciones) fue exportada a un archivo Excel.

• En Power BI ya se habían cargado tres tablas: Tareas, Recursos y Asignaciones.

3. Modelo de Datos

• Se mostró el modelo de datos en Power BI, el cual es la base para construir los informes y visualizaciones.

• Se explicó la importancia del modelo como columna vertebral del dashboard.

• Este modelo fue creado a partir de las tablas provenientes del Excel exportado desde Project.

4. Análisis de Costos y Tareas

• Se revisó un dashboard previamente creado, donde se analiza el costo versus duración de tareas.

• Se demostró la interactividad del dashboard: al seleccionar una tarea (como "Colocar puertas" o "Colocar ventanas"), las visualizaciones se actualizan en función de la selección.

• Se utilizaron segmentadores y gráficos para facilitar la exploración de los datos.

5. Creación de un Nuevo Dashboard: Recursos

• Se duplicó la página del dashboard anterior para crear uno nuevo enfocado en los recursos.

• Se reemplazaron los campos de tareas por los campos de recursos.

• Se utilizaron gráficos de barras y gráficos circulares para mostrar la distribución de los costos por recurso.

• Se utilizó la función de “suma” en lugar de “recuento” para representar mejor los valores de tasas estándar.

• Se aplicaron filtros interactivos para explorar recursos individuales o múltiples (por ejemplo, "Rosa", "Supervisor", "Retroexcavadora").

6. Mejora de Visualizaciones

• Se ajustaron nombres, colores y tamaños de texto en los títulos de las visualizaciones.

• Se organizaron los elementos visuales para facilitar la interpretación.

• Se explicaron las funcionalidades del gráfico interactivo: al hacer clic en una sección del gráfico, se actualiza el resto del panel de forma dinámica.

7. Análisis Detallado por Recurso

• Se comenzaron a desarrollar visualizaciones que muestran las unidades asignadas por recurso.

• Se emplearon funciones de agregación como "suma" para mejorar la precisión de los análisis.

• Se identificaron los recursos con mayores tasas estándar y se explicó cómo esto puede apoyar la toma de decisiones en gestión de proyectos.

Gestión de Recursos en Power BI (Power Query)

1. Tipos de Recursos

• Costo: Requieren ingresar un valor en "tasa estándar". Si está en cero, no se

visualiza correctamente.

• Material: No deben tener unidades ni tasa estándar en trabajo. Se puede usar

"Etiqueta de material".

• Trabajo: Deben tener unidades y tasas estándar para poder analizar su impacto

en tareas.

2. Carga y Corrección de Datos en Power Query

• Errores comunes:

o Datos provenientes de archivos que han sido movidos: se debe editar la

configuración de origen de datos.

o Columnas con valores nulos: se deben reemplazar por ceros o por

espacios en blanco según corresponda.

• Pasos clave:

o Ir a “Inicio” > “Transformar datos” para abrir Power Query.

o Reemplazar los valores null por 0 (o vacío si corresponde).

o Verificar columnas con errores o vacíos usando la herramienta “Calidad

de columna”.

o Modificar la configuración de importación para todas las tablas

relacionadas: Recursos, Tareas, Asignaciones.

3. Ajustes Específicos

• Tasa estándar:

o Reemplazar null por 0.

o Es clave para visualizar correctamente costos por recurso.

• Unidades:

o No aplicar en recursos tipo costo o material.

• Capacidad máxima:

o Si no se usa, se puede dejar vacío o eliminar su visualización.

• Formato de fecha:

o Verificar que las fechas estén correctamente formateadas como fecha y

no como texto.4. Visualización en Power BI

• Los gráficos deben adecuarse a la cantidad de datos:

o Evitar gráficos con muchos elementos que no se distinguen bien.

o Usar filtros por tipo de recurso (trabajo, costo, material) para mejorar la

visualización.

• Gráficos recomendados:

o Barras horizontales para comparar tasas estándar.

o Segmentación por tipo de recurso para filtrar visualizaciones.

• Cambio de títulos en gráficos:

o Personalizar títulos como “Tasa estándar por recurso de trabajo”, etc.

4. Consejos y Buenas Prácticas

• Power BI es gratuito y se puede descargar de internet.

• Power Query permite transformar datos antes de cargarlos al modelo.

• Asegurar la limpieza de datos (sin nulos ni errores) para lograr

visualizaciones confiables.

• Documentar los pasos realizados en cada transformación para facilitar la

trazabilidad

Dashboard de Gestión de Asignaciones – Power BI

1. Inicio del Dashboard

• Se duplicó una página anterior para crear una nueva vista enfocada en la gestión de asignaciones.

• Se eliminó un gráfico inicial para tener más espacio visual.

2. Gráfico: Costos vs Trabajo de las Tareas

• Se usó un gráfico combinado (columnas apiladas + línea).

• Eje X: Nombre de la tarea.

• Eje Y (columnas): Costo.

• Eje Y (línea): Trabajo.

• Se ordenó por nombre de tarea.

• Personalización visual:

o Línea amarilla.

o Tipo de interpolación suave.

o Grosor ajustado a 3 px.

3. Gráfico: Costo de las Tareas por Tipo de Recurso

• Gráfico de columnas.

• Eje X: Costos.

• Eje Y: Nombre de las tareas.

• Leyenda: Tipo de recurso (material, trabajo, costo).

• Colores personalizados:

o Material: naranja.

o Trabajo: rojo.

o Costo: amarillo.

• Se ajustaron los títulos de ejes y colores.

• Se eliminó formato en millones para claridad.

• Se desactivaron etiquetas y títulos innecesarios para optimizar el espacio.

4. Ajustes adicionales

• Se trajeron datos de unidades (ej. m², horas) para enriquecer las vistas.

• Se utilizó la tabla de asignaciones para evitar duplicación de datos.

• Se trabajó cuidadosamente el uso de recuento vs. suma en los valores visualizados.

• Se hicieron pruebas con filtros para validar qué campos afectan la lógica del gráfico.

• Se organizó todo con segmentación clara y lógica visual.

Evaluación y Formato de Costos en Power BI (Sesión 5)

1. Creación de Tabla Visual

• Se inserta una tabla para mostrar:

o Nombre de la tarea

o Nombre del recurso

o Costo

o Unidades

2. Formato del Objeto Visual

• Color de texto: blanco

• Color de fondo: negro

• Encabezados: fondo negro, texto blanco, centrado, tamaño 9

• Totales: texto en negrita, fondo negro, texto verde, tamaño 9

3. Creación de Columna Calculada con DAX

• Uso de función IF anidada para clasificar costos:

• Se renombra la columna si es necesario (por ejemplo, a "Costo").

4. Aplicación de Formato Condicional

• Con base en valores de la columna evalcostos:

o "Costos Altos" → texto en rojo

o "Costos Medios" → texto en ámbar/naranja

o "Costos Bajos" → texto en verde

5. Filtros y Ajustes Visuales

• Se puede filtrar la tabla por los valores de la columna evalcostos.

• Se ajustan anchos de columnas y tamaños de fuente para mejorar la presentación.

Controles Visuales en Power BI

1. Edición de tabla visual:

• Se personalizó el color de fondo de la tabla (negro).

• Se aplicaron bordes visuales, esquinas redondeadas y ajustes de formato.

2. Importación de controles visuales personalizados:

• Se descargaron controles visuales (como Liquid Fill Gauge y control cilíndrico).

• Se descomprimieron los archivos y se importaron mediante la opción “Importar objeto visual”.

3. Configuración de controles visuales:

• Se aplicaron filtros para mostrar costos altos, medios y bajos.

• Se ajustaron propiedades como color de texto, color de fondo, porcentaje, tamaño de fuente y título.

• Se configuraron colores según los rangos: rojo (altos), naranja (medios), verde (bajos).

4. Distribución y estética del dashboard:

• Se ajustaron tamaños y posiciones para mejorar la visualización.

• Se recomendó guardar avances constantemente.

• Se crearon leyendas y etiquetas para identificar cada control.

5. Observaciones generales:

• Cada visual importado tiene propiedades independientes.

• Se pueden optimizar los filtros para ganar espacio y claridad visual.

Power BI: Uso de controles visuales personalizados

1. Duplicación y edición de páginas

• Se duplicó una página para trabajar con nuevos controles visuales.

• Se importó un visual tipo “cilíndrico” mediante el botón "Importar objeto visual".

• Se ajustaron tamaños y formatos de los gráficos para mejorar su visualización.

2. Personalización de visuales

• Se modificaron etiquetas (Data Label) en tamaño, fuente y color.

• Se ajustaron los colores de los gráficos para representar niveles: rojo (alto), ámbar (medio) y verde (bajo).

• Se realizaron configuraciones para mostrar montos completos eliminando unidades abreviadas (Display Units: None).

3. Mejora de distribución

• Se reubicaron y redimensionaron visuales para aprovechar mejor el espacio en la hoja.

4. Uso de visual tipo medidor

• Se agregó una nueva página con visual de tipo medidor.

• Se configuraron también los colores y etiquetas de los medidores.

5. Recursos complementarios

• Se indicó que se compartirá el archivo .pbix trabajado.

• También se proporcionarán archivos de Excel y Project utilizados en el ejercicio.

• Se compartió un enlace con más controles visuales disponibles para descarga.