Documentos Electrónicos de Archivo

1. Introducción

La sesión aborda la gestión archivística digital, metadatos y firma digital, aspectos clave para la conservación y fiabilidad de los documentos electrónicos en entidades públicas.

2. Definición

Un documento archivístico digital es un documento electrónico con información en medio digital, conservado de manera segura y con integridad legal, según el D.S. 291-2021-PCM.

3. Tipos de Documentos Electrónicos

• Documento Digitalizado: Representación digital de un documento físico, requiere proceso de digitalización con valor legal.

• Documento Nativo Digital: Creado y gestionado en medios electrónicos durante todo su ciclo de vida.

4. Características Clave

Para ser considerado documento de archivo, debe cumplir con:

• Autenticidad: Identificable y sin alteraciones (firma digital, control de accesos).

• Fiabilidad: Reproducible de manera exacta y confiable.

• Integridad: Protegido contra modificaciones no autorizadas.

• Disponibilidad: Accesible para consulta y recuperación.

• Usabilidad: Legible y comprensible, con formatos estándar como PDF.

5. Importancia y Normativa

Los documentos archivísticos digitales deben regirse por principios archivísticos y normativas del AGN Perú, garantizando su conservación mediante plataformas de gestión documental y políticas de seguridad de la información.

1. Introducción

Los metadatos son esenciales en la gestión de documentos electrónicos, ya que acompañan al documento desde su creación hasta su disposición final, asegurando su autenticidad, integridad y valor probatorio.

2. Definición y Marco Normativo en Perú

Directiva N° 012-2023-AGN: Define los metadatos como datos que describen el contexto, contenido y estructura del documento archivístico digital.

Norma Técnica N° 23081-2022: Considera los metadatos como información estructurada o semiestructurada que facilita la gestión documental.

3. Asignación de Metadatos

Se realiza en dos momentos clave:

Creación del documento: Se asignan metadatos iniciales para su identificación y gestión.

Ciclo de vida del documento: Se agregan nuevos metadatos según su uso y contexto.

4. Importancia y Beneficios

Autenticidad y seguridad: Garantiza que los documentos no sean alterados ni falsificados.

Optimización de la gestión documental: Facilita la clasificación, acceso y conservación de documentos.

Interoperabilidad: Permite el intercambio de documentos entre entidades sin pérdida de información.

Cumplimiento normativo: Ayuda a cumplir requisitos legales y mitigar riesgos.

Eficiencia administrativa: Reduce costos y tiempos en la recuperación de documentos.

Protección y trazabilidad: Minimiza accesos no autorizados y asegura la continuidad del proceso documental.

5. Conclusión

El uso adecuado de los metadatos en la gestión documental electrónica mejora la eficiencia, transparencia y seguridad de los documentos, contribuyendo a la modernización de la administración pública.

Modelo Conceptual de Metadatos para la Gestión Documental

1. Introducción

El modelo conceptual de metadatos permite definir el esquema de metadatos para la gestión documental, identificando sus principales elementos: entidades y relaciones.

2. Entidades del Modelo Conceptual

Las entidades representan los componentes clave del modelo y son definidas por la Norma Técnica Peruana:

• Entidad Documento: Documentos y sus agrupaciones en cualquier formato creados, recibidos y gestionados por una institución.

• Entidad Agente: Personas, grupos de trabajo, instituciones o sistemas que participan en la creación y gestión de documentos.

• Entidad Actividad de Gestión: Procesos, funciones y tareas realizadas en la gestión documental.

• Entidad Regulación: Normas, reglamentos y directivas que regulan la gestión documental.

• Entidad Actividad de Gestión de Documentos: Acciones específicas sobre documentos (conservación, clasificación, disposición, etc.).

3. Relaciones en el Modelo Conceptual

Las relaciones vinculan las entidades y contextualizan los documentos dentro del proceso de gestión, otorgándoles valor probatorio. Ejemplo:

• Un contrato (documento) es producido por un abogado (agente) dentro de una función de contratación (actividad de gestión), regulada por una normativa específica (regulación).

4. Importancia del Modelo

Este modelo permite estructurar la información documental, asegurando su organización, trazabilidad y cumplimiento normativo.

Diseño de Esquema de Metadatos para Gestión Documental

1. Introducción

Los esquemas de metadatos facilitan la interoperabilidad y aseguran el mantenimiento a largo plazo de los documentos. Su diseño debe ser flexible y confiable para garantizar la autenticidad del documento electrónico.

2. Definición y Alcance

Para diseñar un esquema de metadatos, es necesario:

Definir el alcance dentro de la institución.

Determinar los tipos de información a gestionar (documentos, audios, videos, fotografías, etc.).

Identificar los sistemas de gestión documental con los que interactuará.

Asociarlo a iniciativas de interoperabilidad.

Mitigar riesgos relacionados con la gestión documental.

3. Normativas y Referencias

Se pueden utilizar estándares como:

ISO 23081: Gestión de registros y metadatos.

Esquema e-MCHe: Modelo español para gestión documental.

Normas peruanas (NTP) adaptadas a la realidad local.

4. Elementos del Esquema de Metadatos

Definición de entidades: Documento, agente (quién lo genera) y actividad de gestión.

Agrupación jerárquica: Establece relaciones entre documentos y expedientes.

Herencia de metadatos: Un documento hereda atributos de su expediente.

Definición de acciones: Acceso, uso, eliminación y migración, conforme a normativas como el PCDa.

5. Consideraciones Finales

El diseño del esquema de metadatos debe garantizar la correcta descripción, recuperación y conservación de los documentos, integrándose con otros sistemas de gestión para asegurar la trazabilidad y autenticidad documental.

1. Relación entre Metadatos

Identificación de grupos de elementos que forman una secuencia lógica.

Ejemplo: Expediente técnico con informes, planos y cartas vinculadas a un proyecto.

Definición de relaciones para asegurar el significado de los documentos.

2. Codificación de Metadatos

Facilita la interoperabilidad y calidad de los metadatos.

Uso de listas predefinidas, vocabularios controlados y esquemas de codificación.

Asignación de códigos únicos a series documentales para su correcta identificación.

3. Importancia de la Gestión Archivística Digital

Conservación de la Memoria Institucional: Preservación a largo plazo de documentos.

Transparencia y Acceso a la Información: Facilita el acceso público y la rendición de cuentas.

Pruebas Documentales: Garantiza autenticidad e integridad en procesos judiciales.

Eficiencia Administrativa: Optimiza la gestión documental, reduce costos y mejora la toma de decisiones.

Firmas Digitales

1. Definición de Firma Digital

• Equivalente funcional a la firma manuscrita en entorno digital.

• Basada en criptografía asimétrica.

• Garantiza la identidad del firmante e integridad del documento.

2. Tipos de Firma Digital

• Personas Naturales: Identificación individual para firmar documentos personales.

• Personas Jurídicas: Vincula la identidad de una entidad con una clave pública.

• Servidores Seguros: Autenticación de servidores y conexiones seguras.

• Otros tipos: Aplicaciones en distintos contextos.

3. Equivalencia Legal

• Reconocida en Perú bajo la Ley 27269.

• Tiene el mismo valor jurídico y probatorio que una firma manuscrita.

• Garantiza seguridad jurídica, digitalización de trámites y reducción de costos.

4. Uso en Modernización del Estado

• Gobierno Digital: Facilita trámites en línea seguros y accesibles.

• Brecha Digital: Limitaciones en zonas rurales requieren estrategias de mitigación.

• Simplificación Administrativa: Reducción de burocracia, eliminación del papel y mayor eficiencia.

• Interoperabilidad: Integración entre entidades públicas para recuperación automática de documentos.

5. Beneficios

• Agilización de procesos administrativos.

• Eliminación de pasos innecesarios en trámites.

• Integración de metadatos en documentos electrónicos.

Transparencia y Gestión Documental

Transparencia y acceso a la información pública

Facilita la publicación y acceso a documentos públicos digitales.

Evita la necesidad de trámites presenciales.

Requiere una estructura de metadatos bien definida para recuperación eficiente.

Interoperabilidad y colaboración interinstitucional

Permite el intercambio seguro de documentos electrónicos entre entidades.

Cumplimiento de estándares exigidos por la Secretaría de Gobierno Digital.

Uso de plataformas interoperables con servicios como RENIEC, SUNEDU y SUNAT.

Ahorro de recursos y digitalización

• Reducción de costos a largo plazo en almacenamiento y mantenimiento.
• Implementación de servidores certificados como repositorios digitales.
• Menor uso de papel y espacios físicos para documentos.

Seguridad y confianza en las comunicaciones

• Garantiza autenticidad e integridad de documentos mediante firmas digitales.
• Previene pérdida de información en transferencias digitales.
• Fortalece la confianza en el entorno digital del Estado.

Eficiente de Documentos Electrónicos en la Administración Pública

Objetivo de la sesión: Hoy abordaremos la organización y descripción de documentos dentro de la gestión de archivos digitales. Estas prácticas son esenciales para garantizar el acceso fácil y eficaz a los documentos dentro de una entidad, especialmente cuando están almacenados en servidores. Si no se organiza adecuadamente, acceder a la información puede ser complicado.

Temas clave:

1. Organización de documentos: Un proceso técnico archivístico fundamental para la gestión documental. Sin una estructura adecuada, la recuperación de información se vuelve difícil.
2. Descripción de documentos: La descripción es un componente que acompaña a la organización, y ambos son esenciales para gestionar correctamente los archivos digitales.
3. Tratamiento de archivos digitales: Se enseñarán habilidades para organizar y describir los archivos híbridos y digitales de manera eficiente.

Marco legal: Se mencionará el Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, que regula el uso de documentos electrónicos en la administración pública y establece el marco legal para su implementación.

Objetivos del Decreto Supremo:

1. Fomentar el uso de documentos electrónicos: Las entidades públicas están obligadas a aceptar y tramitar documentos electrónicos de los ciudadanos. Esto facilita los trámites administrativos y reduce el uso de documentos en papel.
2. Garantizar la validez legal de los documentos electrónicos: Los documentos electrónicos tienen el mismo valor legal que los físicos y pueden ser utilizados como prueba en procesos judiciales y administrativos.
3. Requisitos y procedimientos para la gestión de documentos electrónicos: El decreto establece los requisitos técnicos y de seguridad para asegurar que los documentos electrónicos sean confiables y seguros.
4. Interoperabilidad entre entidades públicas: Promueve la posibilidad de que las entidades públicas intercambien documentos electrónicos de manera segura, lo que facilita los trámites para los ciudadanos.

Conclusión: El reglamento busca mejorar la eficiencia en la gestión documental electrónica, reduciendo la burocracia y el uso de papel. Se destaca la importancia de la seguridad, la interoperabilidad y la validez legal de los documentos electrónicos. La implementación de estos procedimientos puede optimizar el funcionamiento de las entidades públicas y mejorar la experiencia de los ciudadanos.

Documento Electrónico en la Administración Pública: Definición y Relevancia

1. Introducción al Documento Electrónico

1. El documento electrónico es una representación digital de actos, hechos o datos, independiente del soporte utilizado (disco duro, memoria USB, nube, etc.).
2. Su característica fundamental es su naturaleza digital y la posibilidad de ser firmado digitalmente.

2. Definición Legal

Según la normativa peruana, el documento electrónico tiene validez jurídica equivalente al de un documento en papel.

Puede ser firmado digitalmente para garantizar su autenticidad, integridad y no repudio.

3. Firma Digital

La firma digital garantiza la autenticidad del documento, verificando la identidad del autor, asegura su integridad y previene el repudio, impidiendo que el firmante niegue la firma.

4. Validez Jurídica

La legislación peruana reconoce al documento electrónico firmado digitalmente con la misma eficacia jurídica que un documento físico firmado de manera manuscrita, siempre que cumpla con los requisitos legales establecidos.

5. Importancia en la Modernización del Estado

El Decreto Supremo N° 029-2021-PCM y la Ley de Gobierno Digital impulsan el uso de documentos electrónicos en la administración pública, mejorando la eficiencia, simplificación y digitalización de trámites y servicios.

6. Conclusión

Aunque no todos los documentos digitales son considerados válidos jurídicamente, aquellos que cumplen con los requisitos legales, como la firma digital, tienen validez legal y son fundamentales en la modernización del Estado y la transformación digital en Perú.

La Importancia de la Digitalización en la Administración Pública

1. Más que Digitalizar Documentos

La digitalización en la administración pública no solo se refiere a la conversión de documentos físicos a electrónicos, sino a la digitalización de procesos completos, con el fin de optimizar tiempos, reducir costos y mejorar la eficiencia.

2. Beneficios Principales

1. Eficiencia: La automatización de procesos reduce tiempos de tramitación y elimina trámites presenciales innecesarios, lo que agiliza la resolución de expedientes y servicios.
2. Transparencia: Facilita el acceso a la información pública, promueve la rendición de cuentas y combate la corrupción al ofrecer trazabilidad y seguimiento en tiempo real.
3. Accesibilidad: Permite a los ciudadanos realizar trámites desde cualquier lugar, sin necesidad de desplazarse a oficinas públicas, lo que mejora la experiencia del usuario.

3. Impacto en Ahorro de Recursos

La digitalización puede generar ahorros significativos en costos operativos, como el uso de papel y transporte de documentos, y permite un uso más racional de los recursos públicos.

4. Mejoras en la Experiencia del Ciudadano

Los trámites electrónicos son más rápidos y cómodos, pero su efectividad depende de un diseño adecuado de las plataformas. Si no son intuitivas, los ciudadanos pueden rechazar su uso, lo que hace esencial realizar encuestas y diseñar plataformas amigables.

Conclusión

La digitalización transforma la administración pública, beneficiando tanto a los ciudadanos como a la gestión interna de las entidades, siempre que se implemente correctamente.

Ciclo Vital del Documento Electrónico

El ciclo vital de un documento electrónico es un proceso que abarca desde su creación hasta su disposición final. Se compone de cinco etapas clave: planificación, producción, conservación, puesta a disposición y eliminación.

1. Planificación

Se establece el objetivo del documento, la información que debe contener y su uso. Es esencial prever todos los escenarios posibles y definir responsabilidades, políticas y procedimientos claros para la gestión del documento.

2. Producción

La creación del documento debe ser coherente con el propósito establecido. El contenido debe ser preciso, completo y fiable. Además, se debe aplicar una firma electrónica para garantizar su autenticidad, utilizando firmas simples, calificadas o biométricas según el nivel de seguridad.

3. Conservación

El almacenamiento del documento debe ser seguro, asegurando su integridad, confidencialidad y disponibilidad. Se implementa un sistema de control de versiones para registrar todas las modificaciones realizadas. Además, se debe garantizar la conservación a largo plazo, considerando la obsolescencia tecnológica.

4. Puesta a disposición

El documento debe estar disponible para los usuarios autorizados a través de canales adecuados, como portales web o repositorios digitales. Debe presentarse en formatos accesibles y estándar, como PDF.

5. Eliminación

La eliminación del documento debe realizarse de forma segura para evitar el acceso no autorizado, siguiendo las normativas y procedimientos establecidos por la entidad competente, como el AGN en Perú.

Documento Archivístico Digital

Un documento archivístico digital es un archivo electrónico que contiene información en soporte digital, conservado de manera segura como evidencia o activo de información, respetando su integridad documental. Este tipo de documento puede ser generado por personas naturales, jurídicas o entidades públicas durante sus actividades.

Características clave:

1. Autenticidad: Garantiza que el documento no ha sido alterado, utilizando mecanismos como la firma digital.
2. Fiabilidad: Asegura la exactitud del documento mediante formatos estándar y medidas de preservación.
3. Integridad: El documento debe permanecer completo, sin alteraciones a lo largo de su ciclo de vida.
4. Disponibilidad: El acceso debe ser autorizado y el documento debe ser recuperable a través de sistemas de búsqueda.
5. Usabilidad: El documento debe ser legible y comprensible, asegurando su accesibilidad mediante herramientas y formatos estándar.

Organización de documentos:

organización como los sistemas orgánico, funcional o por procesos.

Descripción archivística:

Consideraciones para la organización y descripción de documentos electrónicos

La organización y descripción de documentos electrónicos requiere una integración adecuada entre el cuadro de clasificación de fondos y el sistema de gestión documental. Este proceso es clave para el funcionamiento eficiente de las entidades, asegurando el acceso oportuno a la información.

Etapas del Sistema Integrado:

1. Identificación y clasificación: Implica analizar la estructura orgánica de la entidad, elaborar el cuadro de clasificación de fondos y clasificar los documentos electrónicos.
2. Metadatos e inventarios de descripción: Los metadatos deben ser definidos y creados automáticamente, con información esencial para la descripción de los documentos.
3. Almacenamiento, conservación y acceso: Los documentos deben ser almacenados en repositorios seguros, con medidas de protección ante accesos no autorizados o pérdida de datos. Además, se deben definir los plazos de conservación según la normativa.
4. Monitoreo y evaluación: Se debe realizar un monitoreo continuo, evaluaciones periódicas y mejorar continuamente el sistema para anticiparse a fallos y adaptarse a las necesidades cambiantes.

El cuadro de clasificación de fondos es una herramienta clave, pues permite organizar y clasificar los documentos según su contenido, facilitando la gestión documental dentro de la entidad.

Conservación de Documentos en Soporte Digital y Físico

1. Introducción

Se abordará la conservación de documentos en soporte digital y físico, destacando la importancia de normas técnicas como la ISO 15489 para la gestión documental.

2. Objetivo de la Sesión

• Conocer estrategias de conservación para documentos híbridos y digitales.

• Explorar métodos de almacenamiento seguro y repositorios digitales.

3. Concepto de Conservación Documental

Es un conjunto de acciones estratégicas para proteger documentos físicos y digitales, asegurando su integridad, autenticidad, accesibilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo.

4. Objetivos de la Conservación Documental

• Preservar integridad física y química: Evitar deterioro por humedad, luz, plagas y contaminantes.

• Garantizar autenticidad: Asegurar que los documentos no sean alterados.

• Facilitar el acceso: Implementar descripciones y sistemas de búsqueda.

• Prolongar vida útil: Aplicar técnicas de conservación para retrasar el deterioro.

• Cumplimiento normativo: Seguir regulaciones nacionales para la preservación documental.

5. Factores de Deterioro del Papel

• Humedad: Favorece hongos y bacterias.

• Temperatura: Acelera degradación química.

• Luz: Provoca decoloración y fragilidad.

• Contaminantes: Ácidos y gases afectan fibras del papel.

• Plagas: Insectos deterioran el material.

6. Medidas de Conservación

• Control ambiental: Regular humedad y temperatura.

• Protección contra la luz: Almacenamiento en lugares adecuados.

• Sistemas de almacenamiento digital: Cumplimiento de requisitos técnicos y normativos.

Conservación de Documentos Digitales

1. Introducción

Los documentos digitales no enfrentan deterioro físico, pero sí desafíos como la obsolescencia tecnológica, la fragilidad de formatos y la pérdida de metadatos.

2. Principales Desafíos

• Obsolescencia tecnológica: Los formatos y software quedan obsoletos rápidamente, dificultando el acceso a documentos antiguos.

• Fragilidad de formatos: Los archivos digitales pueden corromperse por errores mínimos en su estructura interna.

• Pérdida de metadatos: La falta de metadatos compromete la autenticidad y comprensión de los documentos.

3. Estrategias de Preservación

• Migración: Transferir datos a formatos más estables y duraderos.

• Emulación: Usar entornos virtuales para ejecutar software antiguo en sistemas modernos.

• Preservación de metadatos: Mantener y proteger la información contextual del documento.

• Almacenamiento a largo plazo: Usar medios confiables como discos duros de grado archivístico.

4. Importancia de la Conservación

La conservación documental es una acción preventiva para evitar la pérdida o deterioro de documentos, mientras que la restauración es una medida reactiva cuando el daño ya ha ocurrido. La combinación de estrategias adecuadas garantiza la supervivencia y accesibilidad de la información digital a largo plazo.

Recursos Necesarios para la Conservación Documental

1. Recursos Humanos

Se requiere un equipo multidisciplinario con conocimientos en archivística, conservación, informática y gestión de datos para garantizar una conservación efectiva.

2. Infraestructura

Espacios adecuados con control ambiental para documentos físicos y servidores con alta capacidad para documentos digitales. Incluye sistemas de respaldo y almacenamiento redundante.

3. Software Especializado

Uso de sistemas de gestión de contenidos, herramientas de digitalización, software de reconocimiento óptico de caracteres y emulación para la preservación de documentos.

4. Financiamiento

La conservación documental exige inversión en infraestructura, software y personal. Se recomienda elaborar planes estratégicos para gestionar recursos y concientizar a los responsables sobre su importancia.

Estrategias Integradas para la Conservación Documental

1. Digitalización Selectiva

o No todos los documentos requieren digitalización. Se debe priorizar aquellos con mayor valor histórico, cultural o en riesgo de deterioro.

o La digitalización es costosa y demanda tiempo, por lo que es clave optimizar recursos.

o Se debe analizar qué documentos son esenciales según el core de cada entidad.

2. Creación de Inventarios Detallados

o Permite conocer ubicación, estado de conservación y contenido de cada documento.

o Facilita la recuperación de información y el seguimiento del estado de los archivos.

3. Colaboración Interinstitucional

o Compartir recursos, conocimientos y experiencias entre entidades mejora la preservación documental.

o La cooperación permite acceso a programas y herramientas tecnológicas especializadas.

4. Educación y Capacitación

o Sensibilizar al personal y usuarios sobre la importancia de la conservación documental.

o Capacitar al personal garantiza la aplicación de buenas prácticas y evita errores que comprometan la documentación.

o Es clave incluir la formación en planes de desarrollo del personal mediante la oficina de Recursos Humanos.

1. Introducción

La digitalización es una estrategia clave para la preservación de documentos a largo plazo, aunque implica diversos desafíos y requiere la aplicación de mejores prácticas.

2. Etapas de la Digitalización

• Preparación de documentos

• Digitalización y conversión a formato digital

• Generación de metadatos

• Garantía de calidad y accesibilidad

3. Formatos Digitales

• La elección del formato adecuado garantiza la longevidad de los archivos.

• Se recomienda el uso de formatos abiertos y basados en estándares (ej. PDF).

• La migración a nuevos formatos debe ser planificada para evitar la obsolescencia.

4. Metadatos

• Facilitan la búsqueda, identificación y uso de documentos.

• Son esenciales para la gestión y recuperación de información.

5. Herramientas de Digitalización

• Desde escáneres de alta resolución hasta cámaras digitales.

• Herramientas especializadas para documentos frágiles que minimizan su manipulación.

6. Estrategias de Preservación Digital

• Conservación: Garantiza la integridad del contenido y su apariencia a largo plazo.

• Copias de seguridad: Previenen pérdida de datos por fallos de hardware.

• Actualización y almacenamiento: Migración a nuevos medios para evitar obsolescencia.

7. Migración y Emulación

• Migración: Traslado de información a nuevos formatos o soportes para prolongar su vida útil.

• Emulación: Uso de software que permite acceder a información generada en sistemas obsoletos.

8. Almacenamiento Digital

• Evaluación constante de tecnologías de almacenamiento.

• Migración de medios tradicionales (HDD) a nuevas soluciones más eficientes (SSD).

Conclusión

La digitalización y migración de información requieren planificación, uso de estándares adecuados y estrategias que garanticen la preservación y accesibilidad a largo plazo.

Conservación de Documentos Electrónicos

1. Conservación de los Soportes

• Capacidad de Almacenamiento: Debe planificarse según el crecimiento documental proyectado a 30 años.

• Control de Errores: Implementar mecanismos para minimizar pérdidas en documentos almacenados por largos períodos.

• Mantenimiento de Soportes y Programas: Renovar hardware cada 5 años y actualizar sistemas de almacenamiento regularmente.

• Condiciones de Almacenamiento: Evitar deterioro por humedad, temperatura y obsolescencia tecnológica.

2. Conservación de Contenidos

• Formatos Normalizados: Usar estándares respaldados para garantizar accesibilidad y durabilidad.

• Copias de Seguridad: Mantener copias redundantes en distintos servidores para evitar pérdidas catastróficas.

• Sistemas de Identificación: Implementar esquemas de localización permanente para documentos digitales.

3. Plan de Conservación de Documentos

Fases de Conservación:

1. Diseño y Definición: Asegurar fiabilidad, autenticidad, disponibilidad, integridad y correcta descripción de los documentos.

2. Gestión y Uso: Regular acceso, interrelación y transferencia de documentos con controles de seguridad y trazabilidad.

3. Preservación: Renovar formatos y migrar documentos a nuevas tecnologías para evitar obsolescencia.

Este enfoque estructurado garantiza la conservación eficiente y segura de los documentos digitales a lo largo del tiempo.

Métodos de Almacenamiento Seguro

1. Almacenamiento Físico

• Condiciones Ambientales: Control de luz, temperatura y humedad.

• Mecanismos de Seguridad: Protección contra accesos no autorizados.

• Unidades de Conservación y Rotulado: Materiales adecuados y etiquetado para facilitar la identificación.

2. Almacenamiento Digital

• Tipos de Almacenamiento:

o Nube: Escalabilidad y accesibilidad con evaluación de seguridad.

o Local: Mayor control, pero requiere inversión en hardware y software.

o Híbrido: Combina ventajas de la nube y local.

• Seguridad de la Información:

o Cifrado: Protección contra accesos no autorizados.

o Autenticación: Control de accesos según nivel y competencia.

o Copias de Seguridad y Redundancia: Respaldo y disponibilidad en caso de fallos.

3. Consideraciones Clave

• Durabilidad de Soportes: Migración periódica de datos a nuevos formatos.

• Accesibilidad a Largo Plazo: Uso de formatos abiertos y documentados.

• Recursos: Asignación presupuestaria para garantizar conservación documental.

4. Aspectos Técnicos Claves

• Formatos de Archivo: PDF, TIFF, XML, entre otros.

• Preservación a Largo Plazo: Estrategia de migración para evitar obsolescencia tecnológica.

• Metadatos: Información estructurada para búsqueda y recuperación eficiente.

• Vocabularios Controlados: Unificación de términos para estandarización documental.

5. Infraestructura Tecnológica

• Componentes: Servidores, redes, sistemas de backup, virtualización, almacenamiento definido por software.

• Objetivo: Garantizar integridad, seguridad y disponibilidad de documentos electrónicos.

Expediente Electrónico

1. Introducción

• Inicio de la 5ª sesión del curso sobre expedientes electrónicos.

• Importancia dentro de la modernización de la gestión pública y la transformación digital.

• Diferencia entre documentos individuales y expedientes en la gestión pública.

2. Definición y Características

• Expediente Electrónico: Unidad documental conformada por documentos electrónicos organizados dentro de un procedimiento administrativo.

• Gestión digital: Todo el ciclo de vida del expediente se maneja electrónicamente.

• Normativa: Regulada por el Decreto Supremo 029-2021 y la Ley 27444.

3. Componentes Claves

1. Unidad documental: Conjunto coherente de documentos con un propósito común.

2. Orden lógico y cronológico: Secuencia estructurada para facilitar su comprensión.

3. Generación electrónica: Creación digital de documentos o conversión con valor legal.

4. Estructura del expediente: Uso de series documentales y códigos de identificación.

4. Organización y Gestión

• Uso de sistemas de gestión documental para su almacenamiento, acceso y preservación.

• Reglas para su conservación o eliminación, manteniendo su integridad como unidad documental.

5. Conclusión

• La correcta gestión del expediente electrónico facilita la administración pública eficiente.

• Uso de normativas y tecnologías para su implementación adecuada.

Expediente Electrónico y Gestión Documental

1. Documentos Nativos y Digitalización Controlada

o Se prioriza la generación digital nativa para reducir el uso de papel.

o La digitalización con valor legal debe seguir procedimientos que garanticen fidelidad e integridad.

o Se debe incluir firma digital cuando corresponda.

2. Procedimiento Administrativo y Expediente Electrónico

o El expediente electrónico está vinculado a un trámite específico dentro de la administración pública.

o Permite trazabilidad del proceso, etapas, responsables y plazos.

o Se deben usar metadatos y sistemas de gestión documental integrados.

3. Representación Digital del Trámite

o Debe contener toda la documentación relevante sin omisiones.

o Busca mantener el mismo valor probatorio que un expediente en papel.

o Permite reconstruir la historia completa del trámite.

4. Gestión Electrónica del Expediente

o Todo el ciclo de vida del expediente debe gestionarse electrónicamente.

o Incluye recepción de solicitudes, distribución de tareas, toma de decisiones, firma digital y notificaciones electrónicas.

o Reduce costos, mejora eficiencia y promueve sostenibilidad.

5. Plataformas Tecnológicas y Gestión Documental

o Es clave elegir sistemas adaptables a las necesidades de la entidad.

o Se debe evitar software de código cerrado que limite la flexibilidad y genere dependencia del proveedor.

o Un Sistema de Gestión Documental (SGD) debe cumplir normativas de interoperabilidad y seguridad digital.

Expediente Electrónico

1. Características Principales

• Estructura organizada: No es una simple colección de documentos, sino un repositorio estructurado basado en principios archivísticos (procedencia y orden original).

• Integridad documental: Garantiza autenticidad y confiabilidad, asegurando su estado original y valor probatorio.

• Integración con procesos administrativos: Registra todas las acciones dentro de un procedimiento administrativo.

• Formato digital: Exclusivamente digital, optimizando eficiencia y seguridad.

2. Importancia de la Estructura Organizada

• Facilita la recuperación de documentos.

• Simplifica la gestión en todo su ciclo de vida.

• Asegura interoperabilidad entre sistemas.

• Favorece la preservación a largo plazo.

3. Integridad Documental

• Preserva autenticidad y confiabilidad del expediente.

• Evita alteraciones no autorizadas.

• La firma digital garantiza su validez legal.

4. Problemática del Uso Incorrecto de Firmas

• Durante la pandemia, se permitió el uso de firmas escaneadas, pero algunas entidades aún las utilizan.

• Las firmas escaneadas no tienen valor legal ni cumplen con estándares de archivo.

• Se recomienda adoptar medidas para regularizar documentos y evitar problemas en auditorías.

Expediente Electrónico en la Gestión Pública

1. Integración con Procesos Administrativos

El expediente electrónico no es aislado, sino parte del procedimiento administrativo.

Se sincroniza con la gestión de trámites para automatizar tareas y reducir la carga manual.

Garantiza trazabilidad, minimiza errores y facilita la toma de decisiones.

2. Formato Digital y Accesibilidad

Compuesto íntegramente por documentos electrónicos, supera las limitaciones del papel.

Facilita almacenamiento, consulta y preservación en un entorno digital.

Permite acceso remoto, consulta simultánea y mejora la seguridad documental.

3. Marco Normativo y Modernización

Respaldado por la Ley de Gobierno Digital y normas como la NTP 15489.

Reglamenta interoperabilidad y fomenta la ventanilla única digital.

Alineado con tendencias globales de transformación digital.

4. Beneficios y Conclusión

Agiliza procesos, reduce tiempos y mejora la transparencia.

Contribuye a la sostenibilidad ambiental al reducir el uso de papel.

Es una herramienta clave para modernizar la gestión pública y fortalecer la seguridad jurídica.

Expediente Electrónico en la Gestión Documental

1. Eficiencia Mejorada

Elimina el papel y automatiza tareas.

Reduce tiempos de espera y agiliza trámites.

Optimiza flujos de trabajo y minimiza errores.

Facilita el acceso remoto a la información.

Mejora la colaboración entre usuarios.

2. Transparencia

Permite acceso público a la información.

Registra acciones y facilita auditorías.

Aumenta la trazabilidad y confianza ciudadana.

3. Reducción de Costos

Disminuye consumo de papel y almacenamiento físico.

Ahorra tiempo y recursos administrativos.

Agiliza respuestas y ejecución de proyectos.

4. Sostenibilidad Ambiental

Reduce el impacto ecológico y la huella de carbono.

Disminuye contaminación y residuos.

Mejora la imagen institucional y la responsabilidad social.

5. Preservación de la Información

Evita el deterioro físico de documentos.

Garantiza conservación a largo plazo con estrategias digitales.

Expediente Electrónico

El expediente electrónico es un conjunto de documentos digitales organizados y gestionados dentro de un sistema de administración documental. Sus componentes clave incluyen:

1. Código Único de Identificación (CUI)

• Identificador unívoco y permanente del expediente.

• Actúa como el "DNI" del expediente, permitiendo su trazabilidad y gestión eficiente.

• Garantiza la autenticidad y evita duplicaciones.

• Se genera automáticamente al crear un expediente.

2. Índice Digital

• Funciona como una tabla de contenido del expediente.

• Organiza y estructura los documentos electrónicos.

• Debe estar firmado digitalmente para garantizar su integridad.

• Permite la navegación y recuperación rápida de la información.

3. Documentos Electrónicos

• Son los archivos digitales que componen el expediente.

• Pueden ser textos, imágenes, hojas de cálculo, audios, etc.

• Deben cumplir con requisitos normativos para ser válidos.

4. Firma del Índice Digital

• Asegura la autenticidad e integridad del Índice Digital.

• Evita modificaciones no autorizadas.

5. Metadatos

• Datos estructurados que describen y contextualizan el expediente.

• Facilitan su búsqueda, gestión y trazabilidad.

6. Categorización del Expediente

• Permite ubicar el expediente dentro de un sistema de clasificación.

• Se basa en la función, actividad o unidad orgánica que lo generó.

Funciones Claves del CUI

• Identificación única: Evita confusiones y duplicaciones.

• Localización eficiente: Permite búsquedas rápidas y precisas.

• Control y seguimiento: Rastrea el expediente a lo largo de su ciclo de vida.

• Interoperabilidad: Facilita el intercambio de información entre entidades