El MS Project 2024 y su Entorno de Trabajo

1. Importancia De La Gestión De Proyectos

• En la actualidad se generan megaproyectos que requieren una adecuada capacitación y estándares de gestión.

• El uso de softwares especializados permite controlar tiempos, costos y recursos de manera eficiente.

• Power BI complementa estas herramientas facilitando la creación de dashboards dinámicos para la toma de decisiones.

2. Factores Externos Que Impactan Los Proyectos

• Los proyectos suelen verse afectados por variables externas como desastres naturales, huelgas o problemas políticos.

• Estas situaciones generan sobrecostos y retrasos en los cronogramas planificados.

• Herramientas como Project ayudan a gestionar y mitigar el impacto de estas variables.

3. Configuración Inicial Del Entorno De Trabajo

• Se recomienda el uso de versiones 2021 o superiores para evitar problemas de compatibilidad o desfase de herramientas.

• Es fundamental verificar que el software esté activado para que todas las funcionalidades operen correctamente.

• La cinta de opciones puede personalizarse creando pestañas y grupos con las herramientas de uso más frecuente.

Generación de Tareas con IA

1. Asistentes de Inteligencia Artificial

• Uso de herramientas gratuitas y de pago para agilizar la planificación.

• Elaboración de instrucciones detalladas para obtener resultados precisos.

2. Generación de Cronogramas

• Creación automatizada de listas de tareas enfocadas en la construcción.

• Exportación directa de las actividades generadas a un formato de Excel.

3. Integración en el Proyecto

• Copiado de los registros tabulares hacia la interfaz principal de trabajo.

• Configuración de la escala de tiempo para visualizar fases de ejecución.

Gestión de Tareas y Tipos de Tareas con MS Project

1. Estructuración y Resumen de Tareas

• Agrupación de actividades específicas bajo tareas de resumen o etapas.

• Aplicación de un solo modo de programación automática para el proyecto.

2. Codificación y Organización

• Asignación de números de esquema para facilitar el orden jerárquico.

• Definición de la Estructura de Desglose del Trabajo con códigos únicos.

3. Vinculación y Ajuste de Tiempos

• Establecimiento de vínculos de fin a comienzo entre las actividades.

• Modificación manual de las duraciones según los requerimientos técnicos.

Formatos de Duración de Tareas

1. Documentación de Actividades

• Generación de listas de equipos de protección personal usando asistentes.

• Inserción de notas detalladas en cada actividad para sustentar gastos.

2. Gestión de Costos Fijos

• Ingreso de montos económicos fijos independientes del uso de recursos.

• Visualización del presupuesto acumulado en las estadísticas generales.

3. Ajustes de Moneda y Predecesoras

• Configuración del software para mostrar los costos en soles peruanos.

• Revisión de las relaciones de dependencia lógica entre las actividades.

Números de Esquema y EDT

1. Tipos de Vinculaciones

• Aplicación de secuencias lógicas de inicio y fin entre las actividades.

• Inserción de tiempos de adelanto o retraso frente a eventos imprevistos.

2. Creación de Calendarios Laborales

• Diseño de un calendario personalizado adaptado a la jornada de trabajo.

• Configuración de horarios específicos y exclusión de los días de descanso.

3. Excepciones y Feriados

• Inclusión de fechas festivas nacionales para reflejar un plazo realista.

• Actualización de la fecha de finalización basada en los días no laborables.

Definición y Asignación de Recursos

1. Tipos de Recursos en el Proyecto

• Clasificación de insumos en trabajo, material y costo.

• Registro de personal, maquinaria y materiales de obra.

• Definición de gastos generales como viáticos y comida.

2. Configuración de Tarifas y Unidades

• Registro de tarifas salariales por hora, día o mes.

• Asignación de costos unitarios para insumos de obra.

• Configuración de la moneda oficial en soles peruanos.

3. Asignación Práctica a Tareas

• Vinculación de recursos a actividades del proyecto.

• Cálculo automático del presupuesto por cada partida.

• Ajuste de cantidades según el rendimiento programado.

Análisis de Costos, Estadísticas y Presupuesto del Proyecto

1. Evaluación de Costos e Informes

• Consolidación del costo total por partidas de obra.

• Diferenciación entre costos fijos y variables.

• Verificación del presupuesto global de las tareas.

2. Seguimiento Mediante Estadísticas

• Monitoreo del total de horas asignadas en el proyecto.

• Revisión de la duración proyectada frente al gasto.

• Comparación entre lo planificado y lo ejecutado real.

3. Manejo de Tablas de Trabajo

• Uso de vistas de entrada, costo y programación.

• Control de variaciones económicas en la ejecución.

• Evaluación de impactos por cambios de rendimiento.

Tablas de Tasas de Costos

1. Estructura de Tasas Múltiples

• Configuración de cinco tablas de tasas por recurso.

• Aplicación de cambios mediante valores o porcentajes.

• Asignación de tarifas según especialización de obra.

2. Modificación Temporal de Tarifas

• Programación de aumentos a partir de fechas fijas.

• Ajuste de costos por incentivos o acuerdos laborales.

• Cálculo dinámico de variaciones de presupuesto.

3. Aplicación en Tareas Específicas

• Uso de tasas especiales en partidas de alto riesgo.

• Evaluación del impacto económico total por variaciones.

• Conservación de tarifas base para trabajos estándar.

Cargas de Trabajos vs Costos Diario, Semanal, Quincenal y Mensual

1. Visualización de Cargas de Trabajo

• Análisis del trabajo distribuido en la vista de tareas.

• Comparación entre horas asignadas y costo en soles.

• Identificación del esfuerzo diario por recurso.

2. Configuración de Escalas Temporales

• Ajuste de escala a periodos diarios, semanas y meses.

• Agrupación quincenal para control de los avances.

• Presentación de datos consolidada para gerencia.

3. Generación de Reportes e Impresión

• Exportación de vistas en documentos formato PDF.

• Personalización de encabezados con datos del proyecto.

• Ajuste de impresión horizontal para cuadros claros.

Análisis de Cargas de Trabajo Usando I

1. Detección de Sobre Asignaciones

• Identificación de recursos excedidos en su jornada.

• Evaluación de conflictos por asignación simultánea.

• Control de horas que superan la capacidad máxima.

2. Redistribución de Recursos

• Nivelación de cargas para resolver los conflictos.

• Reprogramación de actividades sin cambiar el trabajo.

• Evaluación de cambios en la duración y costo final.

3. Integración con Inteligencia Artificial

• Exportación de reportes para análisis dinámico.

• Creación de consolas en HTML para monitoreo continuo.

• Toma de decisiones respaldada por asistentes virtuales.

Características y Evolución del P6 y Ventajas del P6

1. Fundamentos de Primavera P6

• Gestión y administración de proyectos de gran escala.

• Usa una arquitectura cliente y servidor con bases de datos.

• Flujo de trabajo similar al software de presupuestos S10.

2. Diferencias con MS Project

• Project es para obras menores; P6 para iniciativas complejas.

• P6 es de Oracle, mientras que Project es de Microsoft.

• Primavera permite usuarios simultáneos y crear líneas base.

3. Variables de Gestión

• La planificación debe controlar el tiempo, costo y alcance.

• Todo proyecto busca un resultado único para un problema.

• El software maneja demoras por variables externas.

Creación de las Actividades e Hitos del Proyecto

1. Creación de Estructuras Previas

• Antes de registrar tareas, se debe definir la OBS.

• Seguidamente se debe crear la EPS para las iniciativas.

• Omitir estos pasos bloquea la creación de proyectos.

2. Definición de la OBS

• Representa a los responsables jerárquicos del proyecto.

• Permite asignar niveles de autoridad a gerencias.

• Facilita la distribución de las responsabilidades directas.

3. Estructuración de la EPS

• Organiza los proyectos por tipo, región o negocio.

• Permite gestionar en paralelo un portafolio de iniciativas.

• Brinda una visión consolidada para la toma de decisiones.

Creación de Proyecto Nuevo

1. Generación del Archivo Base

• Elaboración de un Excel con tareas usando la IA.

• Configuración de columnas: nombre, duración y fechas.

• Adaptación del formato tabular para su fácil importación.

2. Configuración Inicial en Primavera

• Selección del nodo EPS adecuado para alojar el proyecto.

• Asignación de código, fechas de inicio y responsable.

• Conclusión del asistente para crear el entorno de trabajo.

3. Importación de las Tareas

• Uso de la opción importar hojas de cálculo desde Excel.

• Selección del archivo para la vinculación con el proyecto.

• Ocultamiento de columnas para enfocar la vista principal.

Generación Automática de Tareas y de la Estructura de Desglose de Trabajo (WBS) con IA

1. Definición de la WBS

• División jerárquica de los entregables del proyecto.

• Creación de códigos alfanuméricos para la estructura.

• Inserción de etapas preliminares y de estructura.

2. Traslado de Tareas a la WBS

• Reubicación de cada tarea dentro de su respectiva fase.

• Uso de las opciones cortar y pegar para organizar.

• Agrupación de actividades según la especialidad.

3. Renumeración y Orden

• Herramienta de renumeración automática de los ID.

• Asignación de prefijos para estandarizar la codificación.

• Verificación visual de escalonamientos en la estructura.

Organización de Tareas, Definición de la Precedencia y Posposición de las Actividades

1. Tipos de Predecesoras

• Fin a Comienzo: Sucesora inicia al terminar la anterior.

• Comienzo a Comienzo: Inician de manera simultánea.

• Fin a Fin: Ambas tareas finalizan al mismo tiempo.

2. Aplicación Práctica

• Asignación de relaciones según el contexto de la obra.

• Uso de posposiciones para incluir los tiempos de espera.

• Ajuste de relaciones cruzadas asignando predecesoras.

3. Programación y Fechas

• Uso de la opción programar para actualizar el cronograma.

• Revisión de la variación total al cambiar los vínculos.

• Generación de reportes en PDF para documentar tiempos.

Configuración Calendario Laboral del Proyecto, Gastos del Proyecto

1. Asignación del Calendario

• Uso del calendario estándar asignado al proyecto.

• Reemplazo del calendario usando el relleno automático.

• Ejecución de programación para actualizar los datos.

2. Personalización de Jornadas

• Modificación a ocho horas diarias en turnos divididos.

• Sábados como días laborables y domingos libres.

• Verificación de períodos laborables con opciones de detalle.

3. Gestión de Feriados y Festivos

• Registro de feriados nacionales en el calendario.

• Configuración de los días no laborables para su exclusión.

• Evaluación del impacto de feriados en la finalización.

Gestión de Recursos en Primavera P6

1. Importancia de los Recursos

• Los recursos permiten la ejecución de tareas del proyecto.

• Se clasifican en mano de obra, equipamiento y materiales.

• Su adecuada gestión previene sobrecostos en el cronograma.

2. Tipología y Clasificación

• Mano de obra abarca ingenieros, capataces y operarios.

• Equipamiento comprende maquinaria pesada y mezcladoras.

• Materiales representan los insumos consumidos en obra.

3. Estructura de Costos

• El costo final suma mano de obra, equipos y materiales.

• Se configura la moneda oficial en soles para el presupuesto.

• Cada partida refleja gastos según los recursos asignados.

Creación de la Base de Datos de Recursos del Proyecto

1. Unidades de Medida

• Registro de unidades de medida en categorías del sistema.

• Definición de bolsas, galones, metros cúbicos y kilos.

• Asignación de abreviaturas normalizadas para insumos.

2. Estructura del Banco de Recursos

• Creación de un nodo principal para centralizar insumos.

• Agrupación por ramas de mano de obra, equipos y materiales.

• Configuración de monedas y calendarios para los recursos.

3. Tarifas Estándar

• Registro de costos horarios para personal y maquinaria.

• Ingreso de precios unitarios para materiales requeridos.

• Verificación de tasas estándar para cálculos de costo.

Asignación de Recursos y Costos

1. Vinculación a Partidas

• Selección de actividades para asignar personal y equipos.

• Determinación de horas presupuestadas según la duración.

• Inclusión de materiales según el metrado de cada partida.

2. Cálculo del Presupuesto

• Multiplicación de unidades previstas por costo unitario.

• Consolidación del gasto por personal, equipos y compras.

• Reflejo automático del costo total en la programación.

3. Control y Moneda

• Configuración de tipo de cambio y moneda oficial en soles.

• Visualización de etiquetas de recursos en las barras Gantt.

• Supervisión del cronograma valorizado a la fecha de corte.

Informe de Asignaciones de Recursos de Actividades para los Recursos

1. Acceso a la Vista

• Apertura del módulo de asignación de recursos por tarea.

• Visualización detallada de labores asignadas al personal.

• Monitoreo del esfuerzo previsto para equipos y operarios.

2. Tablas de Consumo

• Configuración de columnas de costo y unidades previstas.

• Inclusión de métricas de costo acumulado y trabajo diario.

• Ajuste de escalas temporales a nivel semanal o mensual.

3. Control Contractual

• Seguimiento del consumo financiero según el avance en obra.

• Verificación de tarifas y cantidades en cada actividad.

• Emisión de reportes tabulares para sustento técnico.

Exportaciones de Informes y Análisis de con IA

1. Reportes Impresos

• Configuración de páginas horizontales de gran formato.

• Personalización de cabeceras con datos de la empresa.

• Exportación directa a documentos PDF para control técnico.

2. Exportación a Hojas de Cálculo

• Transferencia de datos de tareas y recursos hacia Excel.

• Selección de plantillas con campos de asignación y costos.

• Extracción de registros limpios para el procesamiento.

3. Preparación para Análisis con IA

• Consolidación de tablas de costos y trabajo acumulado.

• Organización de datos para el diseño de paneles visuales.

• Estructuración de métricas para tableros dinámicos.

Campos Personalizados Integrados con IA. Filtros

1. Campos de Usuario

• Definición de campos adicionales para clasificar tareas.

• Asignación de tipos de datos de texto o indicadores.

• Registro de niveles de prioridad y riesgo por partida.

2. Automatización Global

• Formulación de reglas condicionales basadas en costos.

• Clasificación masiva de actividades en rangos de gasto.

• Actualización automática de parámetros en el cronograma.

3. Filtros y Paneles

• Creación de filtros avanzados por duración o presupuestos.

• Integración de datos para generar cuadros de mando en HTML.

• Monitoreo interactivo mediante curvas S y segmentadores.

Descarga e Instalación de Aplicativo

1. Fundamentos del Programa

• Solución de inteligencia de negocios para análisis de datos.

• Admite orígenes desde Primavera P6, MS Project y Excel.

• Facilita la toma de decisiones mediante paneles interactivos.

2. Modalidades de Operación

• Versión Desktop gratuita para el diseño local de informes.

• Servicio en la nube para trabajo colaborativo corporativo.

• Modalidad móvil para monitoreo remoto de indicadores.

3. Instalación del Software

• Descarga oficial en español según requerimientos técnicos.

• Asistente simple de instalación sin ajustes avanzados.

• Disponibilidad operativa inmediata en el sistema local.

Fundamentos y Entorno Power BI y Arquitectura de Power BI Componentes

1. Inteligencia de Negocios

• Transformación de datos en decisiones de gestión.

• Uso de analítica para descubrir patrones de avance.

• Apoyo de inteligencia artificial bajo juicio humano.

2. Componentes Clave

• Motor Power Query para limpieza y transformación.

• Herramienta Power Pivot para modelado relacional.

• Procesamiento en memoria superior al límite de Excel.

3. Arquitectura del Sistema

• Conexión con múltiples fuentes como hojas y bases.

• Integración entre la versión de escritorio y la nube.

• Generación de tableros con indicadores clave.

Conocer la Plataforma y Conectar Datos Desde Diversas Fuentes

1. Entorno de Trabajo

• Vistas de informe, tabla y modelo para control integral.

• Paneles laterales de datos, formato y compilación visual.

• Interacción en el objeto para optimizar la interfaz.

2. Conexión de Fuentes

• Importación directa de archivos tabulares desde Excel.

• Carga de entidades normalizadas de tareas y recursos.

• Selección de tablas limpias sin registros nulos de obra.

3. Integración al Modelo

• Uso de datos estructurados con apoyo de inteligencia artificial.

• Incorporación de dimensiones y hechos en el aplicativo.

• Verificación de relaciones en la vista de modelo de datos.

Configuración Origen de Datos y Actualizar Datos a Partir de los Datos Originales

1. Tipificación de Campos

• Ajuste de campos temporales a formato de fecha corta.

• Configuración de moneda oficial en soles peruanos.

• Validación de tipos numéricos para costos y unidades.

2. Limpieza en Power Query

• Apertura del editor de consultas para depurar tablas.

• División de columnas para aislar caracteres de texto.

• Control de calidad para asegurar columnas válidas.

3. Actualización de Datos

• Modificación o redirección de rutas de origen externo.

• Sincronización automática de cambios de los archivos.

• Aplicación de cambios sobre el modelo analítico final.

Creación del Dashboards Gerencial Usando Tipos de Gráficos: Gráficos de Columnas Apiladas, Barras Apiladas, Circular, Anillos, Treemap, Tarjeta, Tarjeta de Varias Filas, Medidor, Gráfico de Área

1. Diseño del Lienzo

• Fondo oscuro e inserción del logo corporativo.

• Segmentadores para filtrar partidas de obra.

• Bordes redondeados y contraste visual óptimo.

2. Tipos de Gráficos

• Columnas y barras para evaluar duraciones.

• Gráficos circulares y anillos de proporción.

• Diagrama Treemap para jerarquizar tareas.

3. Métricas y Control

• Tarjetas de datos para métricas de obra.

• Gráficos combinados para costos por actividad.

• Filtros cruzados para análisis del avance.