Ejecución de Obras por Administración Directa y Control Administrativo

1. Directiva vigente y alcances

• La Directiva 17-2023 rige desde junio de 2024 y guía la ejecución y liquidación técnica-financiera.

• Introduce la Oficina de Obras por Administración Directa (OAD) y nuevas responsabilidades.

• Aún existe un periodo de adaptación por vacíos normativos.

2. Roles clave y observaciones

• Se redefine al administrador y almacenero de obra como personal clave.

• El administrador debe coordinar con áreas internas, no dirigirlas directamente.

• Se cuestiona que la OAD designe al inspector, función propia de supervisión.

3. Gestión administrativa y control financiero

• El administrador realiza seguimiento documental, stock y adquisiciones.

• El informe mensual es esencial: compara presupuesto, gastos y saldos.

• Este informe alerta sobre necesidades de ampliación presupuestal y respalda la futura liquidación.

Funciones del Administrador de Obra: Tareo, Asistencia y Supervisión

1. Control de asistencia y límites funcionales

• El administrador coordina procesos administrativos, pero no puede asumir el control diario de asistencia del personal obrero.

• Esta labor corresponde al almacenero por operatividad y presencia constante en obra.

• La directiva genera confusiones al asignar funciones que no se ajustan a la realidad de la administración directa.

2. Gestión del tareo y validación de personal

• El administrador sí revisa el tareo, documento base para elaborar planillas y verificar dotación real.

• El tareo permite detectar trabajadores fantasmas comparando asistencia con planillas.

• Su firma funciona como filtro para asegurar consistencia y evitar irregularidades.

3. Supervisión, directiva y problemas conceptuales

• La directiva incorpora definiciones de supervisor e inspector tomadas de obras por contrato.

• Esto genera inconsistencias operativas y riesgo de pérdida de independencia en la supervisión.

• Se requiere corregir conceptos para asegurar una ejecución y liquidación técnica adecuada en administración directa.

Riesgos y Responsabilidades del Almacenero en Obras

1. Importancia crítica del movimiento de almacén

• Los errores en entradas y salidas generan observaciones graves en la liquidación de obra.

• La directiva minimiza el rol del almacenero, considerándolo incluso opcional.

• Un mal control de almacén puede derivar en investigaciones y sanciones.

2. Consecuencias legales y casos reales

• A nivel nacional existen profesionales procesados por malos manejos de materiales y combustible.

• El cuaderno de obra respalda peritajes que determinan peculado por movimientos irregulares.

• Firmar asientos sin verificar implica asumir responsabilidad técnica y financiera.

3. Falencias normativas y necesidad de claridad

• La directiva actual presenta incongruencias con normas internas de entidades públicas.

• La falta de funciones detalladas dificulta auditorías y genera conflictos operativos.

• Se requiere fortalecer lineamientos para evitar riesgos administrativos y penales.

Control y Registro de Materiales, Insumos y Equipos

1. Rol real de Patrimonio y almacenes

• Patrimonio debe gestionar solo activos fijos, no materiales ni consumibles.

• Los materiales corresponden a almacenes de inversión o funcionamiento.

• La confusión normativa genera errores en control documental y responsabilidades.

2. Variaciones de partidas y correcta modificación

• En la ejecución deben ajustarse partidas cuando cambian condiciones reales.

• No modificar provoca sobregastos injustificados en combustibles o insumos.

• Informes técnicos sustentan desviaciones cuando la corrección ya no es viable.

3. Riesgos de sobrevaloración y responsabilidad técnica

• Errores en costos o compras infladas derivan en responsabilidades penales.

• El seguimiento minucioso evita peculado, colusión y denuncias posteriores.

• Administrador y residente deben verificar precios, cantidades y documentación.

Cambios Normativos y Nuevo Rol Del Residente

1. Transición entre normativas y problemas de liquidación

2. Nuevo rol del residente y riesgos de conflicto

3. Comité de culminación y debilidades del control

Análisis Crítico de la Nueva Directiva y Su Aplicación Real

1. Problemas en la liquidación parcial

• La directiva plantea liquidaciones cuatrimestrales o semestrales sin considerar gastos pendientes.

• No puede liquidarse si existen devengados no cancelados.

• El enfoque copia prácticas de obras por contrato, generando errores conceptuales.

2. Falencias técnicas y riesgos operativos

• Las definiciones fueron elaboradas por perfiles con poca experiencia en administración directa.

• Se asigna al residente un rol similar al contratista, creando conflictos y vacíos.

• La aplicación rígida puede ocultar irregularidades y comprometer responsabilidades.

3. Necesidad de corrección normativa

• Profesionales señalan inconsistencias y resistencia de auditores a aceptar observaciones.

• La directiva no se ajusta a la realidad operativa ni a los riesgos de gestión pública.

• Se requiere actualizarla para que funcione como guía legal efectiva en ejecución y liquidación.

Sobrevaloración y Riesgos en Obras por Impuestos

1. Prácticas de sobrevaloración y oferta de comisiones

• Empresas buscan alcaldes para garantizar proyectos y ofrecer porcentajes del valor total.

• Se gestionan trámites completos, incluso permisos, creando riesgo de captura institucional.

• La sobrevaloración es común: incrementos injustificados de costos y beneficios ocultos.

2. Casos reales de corrupción y mecanismos de operación

• Ejemplos muestran compras infladas y proyectos duplicados en valor.

• En obras por impuestos, el “beneficio” se concentra en autoridades de mayor rango.

• Se evidencian pagos encubiertos y gratificaciones ilegales a funcionarios.

3. Consecuencias y necesidad de supervisión estricta

• Denuncias demuestran que la corrupción alcanza niveles altos y sostenidos.

• Funcionarios honestos revelan intentos directos de soborno del 10%.

• Mayor fiscalización es clave para evitar uso de obras por impuestos como mecanismo de lucro.

Revisión Documentaria y Errores en la Liquidación

1. Verificación de documentos obligatorios

• La liquidación requiere expediente técnico, resoluciones, actas, pecosas, planillas y registros de almacén.

• La ausencia de documentos o su registro manual genera inconsistencias en conciliaciones.

• El aporte debe registrarse correctamente para diferenciarlo de compras reales.

2. Observaciones frecuentes en liquidaciones

• Se detectan saldos no declarados, anulaciones no reflejadas y transferencias indebidas a proyectos de funcionamiento.

• El uso excesivo de caja chica y pagos por servicios externos pese a tener personal especializado evidencian riesgos.

• Supervisores múltiples y residentes duplicados indican posibles irregularidades operativas.

3. Importancia de la revisión técnica

• Un análisis minucioso permite identificar pagos indebidos, personal fantasma y órdenes de servicio infladas.

• El liquidador debe contrastar tarjetas, SIAT, contabilidad y cuaderno de obra.

• La frase clave es clara: no hay revisión perfecta sin detectar inconsistencias relevantes.

Irregularidades en la Ejecución y Liquidación

1. Pagos y servicios sin sustento claro

• Se evidencian cobros altos y repetitivos por servicios múltiples sin comprobantes formales.

• Existen trabajos atribuidos a terceros pese a que obreros propios ejecutaron las tareas.

• Las rendiciones de caja chica y viáticos muestran montos excesivos y uso inadecuado.

2. Materiales, equipos y maniobras indebidas

• Se detectan tapas de buzón usadas declaradas como nuevas y préstamos mal registrados.

• Algunos insumos llegan en vehículos de la entidad pese a estar contratados “puestos en obra”.

• Se observan intentos de sobrevaloración y maniobras que constituyen faltas graves.

3. Falencias en control, directivas y revisión técnica

• La liquidación exige análisis técnico riguroso más allá del enfoque contable.

• Las directivas vigentes presentan vacíos que permiten revisiones superficiales.

• La correcta conciliación y verificación evita responsabilidades por vicios ocultos.

Cuaderno de Obra y Gestión Correcta de Saldos

1. Naturaleza y uso del cuaderno de obra

• Documento oficial que registra diariamente actividades, avances técnicos, personal y movimientos de almacén.

• Solo lo llenan residente y supervisor, preferentemente en formato digital con firma digital.

• Los registros deben ser cronológicos, sin espacios que permitan añadidos o alteraciones posteriores.

2. Responsabilidades y conflictos en el registro

• El residente y el supervisor deben registrar únicamente lo que les compete, evitando intervenciones externas.

• Errores comunes incluyen autorizaciones indebidas, uso de saldos sin sustento y actas sin firmas válidas.

• Todo asiento debe reflejar hechos verificables, pues el cuaderno tiene valor probatorio ante auditorías.

3. Tratamiento adecuado de saldos de materiales

• Los saldos de inversión no pueden transferirse a funcionamiento; hacerlo constituye malversación.

• Los inventarios deben firmarlos el jefe de almacén para generar documentos válidos como la NEA.

• Una gestión incorrecta de saldos genera observaciones, responsabilidades y riesgos legales para la entidad.

Redacción del Informe Final

1. Estructura básica del informe de liquidación

• El informe debe dirigirse al coordinador o director y ser elaborado por el liquidador financiero.

• Se sustenta en la normativa vigente, como la Resolución 432 y la Directiva 017.

• Incluye datos generales: residente, inspector, montos, fechas y observaciones relevantes.

2. Análisis comparativo entre expediente técnico y ejecución real

• Se utiliza un cuadro que compara lo previsto en el expediente con lo adquirido en la obra.

• Diferencias mayores al 10% requieren explicación técnica y revisión detallada.

• Variaciones en materiales y combustibles reflejan posibles omisiones de modificación de partidas.

3. Sustento técnico, recomendaciones y cierre del informe

• El residente debe justificar técnicamente cualquier desvío o cambio respecto al expediente.

• El informe debe incorporar conclusiones, recomendaciones y un resumen de gastos consolidados.

• Se resalta la importancia de un almacenero capacitado y de documentar adecuadamente cada variación.

Irregularidades en Liquidaciones Tercerizadas

1. Errores en la secuencia documental y entrega del expediente

• La liquidación tercerizada presentaba observaciones pese a contar con conformidad previa.

• Se identificaron inconsistencias en fechas: se entregó el expediente el 13 de noviembre, pero existían actos previos.

• Se evidencia falta de revisión minuciosa, afectando la validez del proceso.

2. Actas de conciliación realizadas antes de la buena pro

• Se detectó un acta de conciliación de activos fijos fechada dos meses antes de que el contratista ganara el servicio.

• La firma de la contadora del contratista aparece en un documento elaborado antes de su contratación.

• La existencia de dos actas (acta y preacta) contradice el procedimiento estándar, que solo permite una.

3. Riesgos administrativos y necesidad de control institucional

• Se recomienda derivar el caso a la Oficina de Control Institucional por presunta irregularidad grave.

• La liquidación mostraba señales de haber sido elaborada con un avance previo indebido por personal interno.

• Se refuerza la obligación de adjuntar pruebas y verificar cada documento antes de otorgar conformidad.

Observaciones Frecuentes de la Contraloría

1. Riesgos por transferencias indebidas de materiales

• Se detectan entregas “en custodia” que ingresan al proyecto como compras, afectando la liquidación.

• La acumulación excesiva de repuestos crea diferencias contables significativas.

• La aceptación de bienes no necesarios compromete al residente y al presupuesto final.

2. Falta de control y supervisión efectiva

• Auditores pueden pasar por alto hallazgos por limitaciones logísticas o tiempos reducidos.

• La ausencia de orden en almacenes facilita errores y futuras observaciones.

• La comunicación deficiente entre almacén, supervisión y residente agrava los riesgos.

3. Proyectos mal formulados y corrupción estructural

• Ideas iniciales deficientes generan expedientes técnicos incompletos y obras inviables.

• Grandes proyectos se paralizan o deterioran por coimas, arbitrajes y mala gestión.

• La ejecución contractual solo funciona con funcionarios y equipos éticos y competentes.

Base Legal y Procedimientos de Liquidación

1. Marco normativo aplicable

• Incluye la Ley de Contrataciones y la Resolución de Contraloría 432-2023, que regula obras por administración directa.

• La Directiva 17 asigna la elaboración de la liquidación al residente y al administrador.

• La revisión pasa a un comité designado mediante resolución de la entidad.

2. Diferencias en liquidación según modalidad

• En obras por contrato predomina la revisión técnica; la financiera solo manifiesta gastos.

• En administración directa, la parte financiera es más rigurosa y debe conciliarse con contabilidad.

• Se detectan riesgos como sobrevaloración, fraccionamiento o falta de sustento.

3. Liquidación de oficio y clasificador de gastos

• La única base legal expresa proviene de la Ley Foncodes, usada como referencia.

• Puede aplicarse cuando falta documentación, previa autorización del concejo municipal.

• Desde 2009 el clasificador de gastos es específico por tipo de proyecto, facilitando el registro.

Revisión de una Obra Real Ejecutada por Administración Directa

1. Informe financiero mensual

• Explica el rol del administrador de obra en la elaboración del informe y el uso del reporte contable mensual.

• Detalla cómo se presentan los gastos por clasificador, presupuesto y saldos del proyecto.

• Señala la importancia de verificar si el presupuesto disponible permitirá continuar el siguiente año.

2. Desagregado y sustento documental

• Describe cómo se desagregan gastos de personal y bienes, relacionándolos con planillas y órdenes de compra.

• Indica el proceso de llenar el cuadro usando documentos fuente.

• Resalta la obligación de adjuntar copias para respaldar el informe mensual.

3. Importancia de la liquidación y archivo

• Expone que una buena documentación facilita la preliquidación, auditorías y cruces de información.

• Advierte sobre la pérdida de documentos cuando no se liquida a tiempo.

• Destaca que la falta de liquidación genera observaciones y responsabilidades que deben atenderse.

Construcción del Cuadro de Liquidación Financiera.

1. Preparación y registro

• Consolidación movimiento almacén: notas entrada/salida y verificación NEA.

• Revisión de comprobantes, órdenes y cruce con cuaderno de obra.

• Bloqueo y ordenación de datos para detectar discrepancias.

2. Armado de tarjetas

• Llenado por año y fuente: RO, canon, RDR; registro de comprobantes.

• Clasificación por bienes, servicios y personal; cálculo de importes.

• Determinación de costos directos e indirectos y desglose por partidas.

3. Conciliación y cierre

• Consolidado general y acta de conciliación financiera.

• Resolución de liquidación y cuentas contables.

• Remisión a contabilidad para asientos y cierre.

Elaboración del Informe Final Paso a Paso

1. Consolidación del desagregado

• Se completan costos directos e indirectos y se trasladan totales al cuadro de desagregado por fuente y año.

• Se vinculan montos mediante fórmulas para mantener actualización automática.

• Se calculan incidencias porcentuales de bienes, materiales, herramientas y otros gastos.

2. Construcción del consolidado general

• Se arrastran valores del desagregado para unificar información de todos los periodos.

• Se obtiene el costo final de la obra y se genera el acta de conciliación.

• Si existen saldos de almacén, se registran en negativo para ajustar el costo total.

3. Revisión, corrección y conciliación contable

• Cualquier error en datos base se corrige y se actualiza automáticamente en todos los cuadros.

• Contabilidad valida montos según cuentas contables y años correspondientes.

• Finalizado el cruce de información, se firma el acta y se concluye la liquidación.